Ngày 30/12/2021, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam ban hành Hướng dẫn 47/HD-TLĐ thực hiện quy chế quản lý tài chính, tài sản công đoàn và chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở.

Theo đó quy định danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán trong công đoàn cơ sở như sau:

• Phiếu thu (Mẫu bắt buộc).
• Phiếu chi (Mẫu bắt buộc).
• Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu bắt buộc).
• Biên lai thu tiền (Mẫu bắt buộc).
• Bảng thanh toán phụ cấp cán bộ công đoàn.
• Biên bản kiểm quỹ tiền mặt.
• Bảng kê chi tiền cho người dự hội thảo, tập huấn.
• Phiếu thăm hỏi đoàn viên.
• Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn.
• Quyết định trợ cấp khó khăn.
• Giấy đề nghị đóng KPCĐ.
• Bản xác nhận về việc đóng KPCĐ.
• Biên bản bàn giao tài chính công đoàn.

HƯỚNG DẪN 47/HD-TLĐ

THỰC HIỆN QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, TÀI SẢN CÔNG ĐOÀN VÀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

Căn cứ Luật Công đoàn số 12/2012/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Nghị định số 191/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết về tài chính công đoàn;

Căn cứ Điều lệ Công đoàn Việt Nam khóa XII;

Căn cứ Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp;

Căn cứ Quyết định số 2550/QĐ-TLĐ ngày 29 tháng 4 năm 2021 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc thực hiện chế độ kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị kế toán công đoàn;

Căn cứ các quy định hiện hành có liên quan đến công tác quản lý tài chính, tài sản công đoàn;

Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hướng dẫn thực hiện Quy chế quản lý tài chính, tài sản công đoàn và Chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở như sau:

I. BỘ MÁY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

1. Bộ máy quản lý tài chính

Bộ máy quản lý tài chính công đoàn cơ sở gồm chủ tài khoản, kế toán và thủ quỹ.

Chủ tịch công đoàn cơ sở là chủ tài khoản. Đối với Công đoàn cơ sở có đông đoàn viên, người lao động Chủ tịch công đoàn cơ sở có thể phân công Phó Chủ tịch hoặc ủy viên thường vụ phụ trách công tác tài chính và ủy quyền chủ tài khoản.

Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở phân công người có nghiệp vụ kế toán làm kiêm nhiệm kế toán, kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn (công đoàn cơ sở không được bố trí Chủ tài khoản kiêm kế toán; kế toán kiêm thủ quỹ). Đối với công đoàn cơ sở có tổ chức bộ máy kế toán (có 2 kế toán viên trở lên), Ban Chấp hành công đoàn cơ sở phân công người làm nhiệm vụ kế toán trưởng.

Công đoàn bộ phận phân công 01 ủy viên Ban chấp hành công đoàn bộ phận trực tiếp phụ trách công tác tài chính để tổ chức thu, nộp đoàn phí; thanh quyết toán các khoản chi tiêu với công đoàn cơ sở theo phân cấp của công đoàn cơ sở.

2. Nhiệm vụ của bộ máy quản lý tài chính công đoàn cơ sở

- Lập dự toán thu, chi tài chính công đoàn cơ sở gắn với chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở thông qua, báo cáo công đoàn cấp trên xét duyệt.

- Tổ chức thực hiện dự toán: Đôn đốc đoàn viên đóng đoàn phí; đôn đốc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn; xây dựng Quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản nội bộ của công đoàn cơ sở trình Ban Chấp hành công đoàn cơ sở phê duyệt; tổ chức chi tiêu phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn và Quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản nội bộ của công đoàn cơ sở. Đoàn phí công đoàn do tổ trưởng công đoàn trực tiếp thu và nộp cho công đoàn bộ phận hoặc công đoàn cơ sở. Trường hợp thu đoàn phí qua lương, công đoàn cơ sở quy định việc nộp tiền đoàn phí đã thu cho công đoàn cơ sở theo đúng quy định.

- Làm công tác kế toán: lập chứng từ thu, chi; mở sổ, ghi sổ kế toán; lập báo cáo quyết toán thu, chi tài chính hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở thông qua để gửi lên công đoàn cấp trên.

- Lưu trữ chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, thực hiện bàn giao kế toán khi thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ; hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới tài chính của công đoàn cơ sở (bộ phận, tổ công đoàn).

- Cung cấp tài liệu kế toán phục vụ công tác kiểm tra công đoàn đồng cấp, công đoàn cấp trên, của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

II. CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, TÀI SẢN CỦA CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

1. Lập báo cáo dự toán, quyết toán thu, chi tài chính

Công đoàn cơ sở lập báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn gắn với chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm theo mẫu số B14-TLĐ; Báo cáo quyết toán thu, chi tài chính hàng năm theo mẫu số B07-TLĐ. Thời gian gửi báo cáo dự toán, quyết toán lên công đoàn cấp trên theo quy định của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương và tương đương; Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.

Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương và tương đương; Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn được quy định cho công đoàn cơ sở lập báo cáo tài chính 1 năm 1 lần.

3. Công khai tài chính

Các nội dung về công khai tài chính tại công đoàn cơ sở thực hiện theo hướng dẫn về công khai tài chính của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

4. Quản lý tài sản

Tài sản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cấp, cho mượn hoặc do công đoàn cơ sở mua sắm, công đoàn cơ sở phải mở sổ theo dõi giá trị và hiện vật, đối tượng được giao quản lý tài sản...

Đối với tài sản cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cho mượn khi không có nhu cầu sử dụng phải trả lại.

Đối với tài sản do công đoàn cơ sở mua sắm, được cấp khi thanh lý, chuyển nhượng phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước về thanh lý, chuyển nhượng tài sản. Số tiền thu về thanh lý, chuyển nhượng tài sản được ghi thu tài chính công đoàn cơ sở sau khi trừ chi phí về thanh lý, chuyển nhượng (nếu có); đồng thời ghi giảm giá trị tài sản trên sổ theo dõi.

Công đoàn cơ sở thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định về kiểm kê tài sản của Nhà nước và của Tổng Liên đoàn.

5. Quản lý tiền gửi ngân hàng, quỹ tiền mặt

- Công đoàn cơ sở phải mở tài khoản tại kho bạc, ngân hàng để quản lý tiền gửi của công đoàn cơ sở. Kế toán công đoàn cơ sở phải ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi qua kho bạc, ngân hàng vào sổ theo dõi tiền gửi kho bạc, ngân hàng (Mẫu số S12-H).

Trường hợp công đoàn cơ sở sử dụng tài khoản của chuyên môn để quản lý tài chính của công đoàn cơ sở, kế toán công đoàn do kế toán của chuyên môn kiêm nhiệm. Chủ tịch công đoàn cơ sở quyết định các khoản thu, chi của công đoàn cơ sở theo quy định của Tổng Liên đoàn. Các chứng từ thu, chi phải sao lục riêng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết toán, lưu trữ và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán theo đúng quy định của Nhà nước và của Tổng Liên đoàn.

- Mỗi công đoàn cơ sở chỉ được tổ chức một quỹ tiền mặt để phục vụ thu, chi tài chính công đoàn và các khoản thu, chi khác của công đoàn cơ sở. Công đoàn cơ sở có thể sử dụng thủ quỹ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn cơ sở.

Thủ quỹ công đoàn cơ sở có trách nhiệm quản lý thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Các khoản thu, chi phải lập phiếu thu, phiếu chi hợp pháp và được ghi đầy đủ, kịp thời vào sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S11 - H). Cuối tháng phải lập báo cáo tồn quỹ. Số dư tồn quỹ tiền mặt tối đa theo Quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản của công đoàn cơ sở.

Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất công đoàn cơ sở phải kiểm kê tồn quỹ tiền mặt. Thủ quỹ làm thâm hụt, chi sai phải bồi thường hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.

III. CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

1. Nguyên tắc chung

- Công đoàn cơ sở thực hiện kế toán ghi đơn (không đối ứng tài khoản). Trường hợp các CĐCS có tổ chức bộ máy kế toán thực hiện chế độ kế toán theo Hướng dẫn số 22/HD-TLĐ ngày 29/04/2021 của Tổng Liên đoàn về thực hiện chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp trong các đơn vị kế toán công đoàn.

- Các khoản thu, chi tài chính của công đoàn cơ sở phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán. Kế toán phải tuân thủ quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp và quy định của Tổng Liên đoàn về chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, bàn giao kế toán,...

- Năm tài chính từ 01/01 - 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán là Đồng Việt Nam. Đối với những công đoàn cơ sở mới thành lập, năm tài chính đầu tiên của công đoàn cơ sở mới thành lập được xác định từ thời điểm thành lập đến ngày 31/12 của năm đó.

2. Quy định cụ thể

2.1. Chứng từ kế toán

a) Lập chứng từ kế toán: Các khoản thu, chi tài chính phát sinh tại công đoàn cơ sở, kế toán công đoàn cơ sở phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đúng với nghiệp vụ kinh tế, tài chính; chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

Các khoản chi mua hàng hóa, tài sản của công đoàn cơ sở phải đảm bảo quy trình mua sắm và có hóa đơn tài chính theo quy định của Nhà nước. Đối với các khoản thuê, mướn tài sản phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở nhưng không có hóa đơn tài chính phải có hợp đồng thuê mướn, thanh lý hợp đồng người được giao nhiệm vụ phải báo cáo chủ tài khoản xem xét, phê duyệt, ký hợp đồng thuê mướn để thực hiện.

b) Ký chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của các chức danh theo mẫu biểu, chứng từ quy định mới có giá trị thực hiện. Lập và ký chứng từ kế toán bằng bút bi, bút mực; không lập và ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc khắc dấu ký sẵn; Chứng từ ký từng liên; chữ ký trên chứng từ kế toán của 1 người phải thống nhất.

c) Danh mục chứng từ kế toán

d) Mẫu chứng từ bắt buộc và phương pháp lập (kèm theo Phụ lục số 01)

2.2. Sổ kế toán

Mỗi công đoàn cơ sở có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. Kế toán phải mở sổ, ghi sổ, khóa số, đóng dấu giáp lai, quản lý, ghi sổ kế toán theo quy định của Chế độ kế toán HCSN.

a) Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với công đoàn cơ sở mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

b) Ghi sổ kế toán

- Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp để ghi sổ kế toán. Không dùng mực đỏ, chì để ghi sổ kế toán. Chữ viết rõ ràng, liên tục, có hệ thống, khi hết trang phải cộng trang để mang sang đầu trang sau kế tiếp; khi sửa chữa phải theo đúng phương pháp quy định của Luật Kế toán.

- Các khoản thu, chi hoạt động công đoàn ghi sổ thu, chi tài chính của công đoàn cơ sở (mẫu số S82-TLĐ).

- Các khoản công đoàn cơ sở huy động thu, nộp quỹ xã hội từ thiện khi có văn bản kêu gọi hoặc cho phép của cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban TW MTTQ Việt Nam, Tổng Liên đoàn, Quỹ xã hội từ thiện thành lập theo quy định của pháp luật) trên nguyên tắc tự nguyện ... phản ánh vào sổ chi tiết theo dõi các khoản phải trả (mẫu số S18 - TLĐ) và hàng năm lập báo cáo thu, nộp quỹ xã hội từ thiện với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở.

c) Khóa sổ kế toán

Cuối kỳ kế toán, kế toán Công đoàn cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, khóa sổ kế toán để cung cấp số liệu lập Báo cáo Tài chính.

d) Danh mục sổ kế toán

e) Mẫu và phương pháp ghi sổ (kèm theo Phụ lục số 02)

2.3. Báo cáo tài chính

a) Danh mục báo cáo tài chính

b) Mẫu, phương pháp lập (kèm theo Phụ lục số 03)

2.4. Kế toán và lập báo cáo thu, chi hoạt động xã hội.

Công đoàn cơ sở không được tự tổ chức huy động đóng góp của đoàn viên, người lao động cho các hoạt động xã hội, từ thiện.

Đối với các nội dung huy động đóng góp do Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam hoặc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và các tổ chức xã hội từ thiện được phép theo quy định của pháp luật kêu gọi đóng góp cho các hoạt động xã hội, từ thiện như: ủng hộ vùng bão lụt, thiên tai, hỏa hoạn, các quỹ xã hội của công đoàn, hỗ trợ cán bộ, công chức, người lao động tại cơ quan, doanh nghiệp bị tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, bị bệnh hiểm nghèo, bệnh tật kéo dài, gia đình bị thiên tai, hỏa hoạn phải thực hiện theo đúng hướng dẫn, quy định của pháp luật và của công đoàn cấp trên, đảm bảo nguyên tắc tự nguyện tham gia của đoàn viên và người lao động, số tiền thu được và số chi ra (nếu CĐCS được ủy quyền chi) kế toán công đoàn phản ánh đầy đủ vào sổ theo dõi các khoản phải trả, chi tiết theo từng loại quỹ huy động. Cuối năm lập báo cáo thu, chi các loại quỹ huy động với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở và công khai đến đối tượng huy động, công khai tại Hội nghị tổng kết hoạt động công đoàn hàng năm của đơn vị.

2.5. Lưu trữ chứng từ kế toán.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 10 năm gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành, tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, sáp nhập,... của đơn vị kế toán, kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền.

Tiêu hủy tài liệu kế toán: Tài liệu hết thời hạn lưu trữ được tiêu hủy. Chủ tài khoản thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán, Hội đồng tiêu hủy lập danh mục tài liệu tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn tiêu hủy trước khi tiêu hủy.

2.6. Bàn giao tài chính.

a) Bàn giao tài chính khi thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ.

- Khi thay đổi Chủ tịch Công đoàn cơ sở (Chủ tài khoản) kế toán khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho Chủ tịch công đoàn mới. Trong trường hợp cần thiết, UBKT công đoàn đồng cấp hoặc cấp trên xem xét, tổ chức kiểm tra quản lý tài chính, tài sản của công đoàn cơ sở niên độ liền kề thời điểm thay đổi chủ tài khoản để làm cơ sở bàn giao.

- Khi thay đổi kế toán phải khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho kế toán mới (bao gồm cả chứng từ, sổ kế toán, báo cáo, dự toán, quyết toán thu, chi).

- Khi thay đổi Thủ quỹ phải lập biên bản bàn giao quỹ cho Thủ quỹ mới.

b) Bàn giao tài chính khi Công đoàn cơ sở giải thể.

- Công đoàn cơ sở quyết toán thu, chi tài chính đến thời điểm kết thúc hoạt động.

- Nộp báo cáo quyết toán thu, chi tài chính, tích lũy tài chính (Số dư các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Kho bạc, số còn phải nộp cấp trên, số cấp trên còn phải cấp) đến thời điểm kết thúc hoạt động, con dấu cho công đoàn cấp trên được phân cấp quản lý tài chính công đoàn cơ sở (lập biên bản ký nhận của đại diện bên giao và bên nhận).

2.7. Về sử dụng phần mềm quản lý tài chính, tài sản công đoàn cơ sở

Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam xây dựng và hướng dẫn thực hiện thống nhất phần mềm quản lý tài chính, tài sản công đoàn cơ sở.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hướng dẫn này thay thế Hướng dẫn số 270/HD-TLĐ ngày 11/3/2014 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về thực hiện quản lý tài chính, tài sản công đoàn và chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở và được áp dụng từ niên độ kế toán năm 2022.

2. Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương và tương đương; Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn; Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở có trách nhiệm triển khai hướng dẫn đến các công đoàn cơ sở thuộc phạm vi quản lý trực tiếp.

Trên đây là hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý tài chính, tài sản công đoàn; chế độ kế toán công đoàn đối với công đoàn cơ sở. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Tổng Liên đoàn (qua Ban Tài chính) để được hướng dẫn.

......................

Mời các bạn tải File tài liệu để xem thêm Hướng dẫn 47/HD-TLĐ