Cách sử dụng Google Drive như thế nào tốt nhất cho công việc của bạn? Hãy cùng Download.vn tìm hiểu hướng dẫn sử dụng Google Drive chuyên nghiệp nhất dưới đây.
Bất cứ chương trình, phần mềm hay trò chơi nào cũng đều có những phím tắt, những mẹo vặt giúp chúng ta sử dụng chúng một cách thuận tiện hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn, Google Drive cũng vậy. Dịch vụ lưu trữ trực tuyến này có rất nhiều những thủ thuật nhỏ mà người dùng hầu như không biết tới.
Không chỉ lưu trữ dữ liệu, dịch vụ này còn có thể đồng bộ và kết nối với các dịch vụ khác như Dropbox, Gmail, OneDrive... Chính vì vậy, việc biết và sử dụng được những mẹo vặt này sẽ giúp quá trình làm việc với máy tính của chúng ta bớt được rất nhiều khó khăn.
Dưới dây sẽ là một số cách làm việc trên Google Drive mà không nhiều người để ý, sử dụng tới, dù chúng đều là những tính năng rất hữu ích.
Những cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp nhất
- 1. Đồng bộ với máy tính
- 2. Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive
- 3. Tìm kiếm từ khóa
- 4. Tìm kiếm nhanh trong Google Drive
- 5. Scan ảnh bằng Google Drive
- 6. Xem lại các phiên làm việc trước của văn bản
- 7. Soạn văn bản bằng giọng nói
- 8. Tìm kiếm file trên Google Drive
- 9. Chèn link vào tệp văn bản đang làm việc
- 10. Upload và chia sẻ tài liệu trên Google Drive
1. Đồng bộ với máy tính
Chỉ cần cài đặt thêm một bản Google Drive trên máy tính và bạn có thể dễ dàng đồng bộ mọi thứ với nhau. Việc sử dụng Google Drive cả trên máy tính, web và điện thoại không chỉ giúp quá trình làm việc được thuận tiện hơn, mà ngay cả khi không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể sử dụng, truy xuất và thao tác trên các tập dữ liệu như bình thường. Khi có kết nối mạng trở lại, dịch vụ sẽ tự động tìm kiếm và đồng bộ chúng với nhau.
2. Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive
Như đã nói ở trên, chúng ta có thể sử dụng và chỉnh sửa các dữ liệu trong Google Drive ngay cả khi không có Internet. Tuy nhiên, để làm được điều đó, cần phải bật tính năng Offline của nó trước, bằng cách:
Bước 1: Từ giao diện chính của Google Drive, các bạn nhấp chuột trái vào biểu tượng bánh răng cưa (bên dưới ảnh đại diện, góc trên, bên phải màn hình) và chọn chọn vào Settings - Cài đặt.
Bước 2: Chọn thẻ General - Chung, tìm mục Offline - Ngoại tuyến bên dưới rồi đánh dấu tick vào mục Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings... - Đồng bộ hóa các tệp Google Tài liệu...
Bước 3: Lúc này, nếu bạn đã kích hoạt Google Drive trên máy tính, nó sẽ tự động tải về tất các dữ liệu đang có trên Google Drive trực tuyến về máy.
Khi Ngoại tuyến (Offline), bạn không thể xem ảnh hay video, nhưng vẫn có thể xem, chỉnh sửa tài liệu và tạo file mới một cách bình thường.
