HƯỚNG DẪN KÊ KHAI
(Không gửi phần Hướng dẫn này kèm theo đơn khi yêu cầu đăng ký)

Hướng dẫn chung

- Nội dung kê khai rõ ràng, không tẩy xóa.

- Đối với phần kê khai có nhiều ô vuông thì đánh dấu (X) vào ô vuông cần lựa chọn. Trong trường hợp đánh dấu nhầm thì bôi đen ô vuông đó ().

- Không bắt buộc kê khai tại các mục đánh dấu (*); các mục không có dấu (*) thì phải kê khai đầy đủ.

Thông tin chung (mục )

- Điểm 1.1: Đánh dấu (X) vào một trong các ô vuông phù hợp với loại hợp đồng đã ký.

- Điểm 1.2: Mỗi đơn yêu cầu đăng ký chỉ dùng cho việc đăng ký một hợp đồng và các phụ lục của hợp đồng đó, nếu có.

- Điểm 1.3: Căn cứ vào nội dung và tính chất của từng hợp đồng, các bên tự xác định và kê khai về thời điểm hết hiệu lực của việc đăng ký.

+ Đối với hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính: các bên căn cứ vào thời hạn trả đủ tiền mua hoặc thời hạn thuê tài sản hoặc thời hạn cho thuê tài chính để xác định thời điểm hết hiệu lực của việc đăng ký.

+ Đối với hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ: các bên căn cứ vào thời hạn người mắc nợ phải thanh toán cho bên có quyền nhận nợ để xác định thời điểm hết hiệu lực của việc đăng ký.

+ Trong trường hợp không thể xác định chính xác về những thời hạn nêu trên hoặc trong trường hợp có yêu cầu khác thì các bên có quyền thoả thuận và xác định một thời điểm hợp lý là thời điểm hết hiệu lực của việc đăng ký.

- Điểm 1.4: Đánh dấu (X) vào một trong các ô vuông.

+ Nếu đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua fax mà người yêu cầu đăng ký không phải là khách hàng thường xuyên thì Trung tâm Đăng ký từ chối việc đăng ký;

+ Nếu người yêu cầu đăng ký không thanh toán lệ phí đăng ký đối với đơn yêu cầu này ngay tại thời điểm nộp đơn mà thanh toán theo định kỳ hàng tháng thì phải kê khai Mã số khách hàng thường xuyên do Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cấp.

- Điểm 1.5: Đánh dấu (X) vào một trong hai ô vuông. Trong trường hợp không đánh dấu hoặc đánh dấu vào ô vuông “Qua đường bưu điện”, nhưng không kê khai về tên và địa chỉ người nhận thì người yêu cầu đăng ký phải đến trụ sở của Trung tâm Đăng ký để nhận bản sao đơn có chứng nhận đăng ký.

Bên A (mục ) và Bên B (mục )

- Bên mua trong hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, bên thuê trong hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ được gọi chung là Bên A trong Hệ thống dữ liệu về đăng ký hợp đồng.

- Bên bán trong hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, bên cho thuê trong hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính, bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ được gọi chung là Bên B trong Hệ thống dữ liệu về đăng ký hợp đồng.

- Trong trường hợp các tổ chức sau đây ký kết hợp đồng thì kê khai về Bên A , Bên B như sau:

+ Tổ chức ký kết hợp đồng là chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc khác của tổ chức tín dụng thì kê khai về chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc đó.

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của pháp nhân thì kê khai về pháp nhân đó là bên tham gia hợp đồng; không bắt buộc kê khai về chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành đã ký kết hợp đồng theo uỷ quyền.

+ Hộ kinh doanh cá thể, Doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân (trừ chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành) ký kết hợp đồng thì kê khai thông tin về bên tham gia hợp đồng là chủ hộ, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức; không bắt buộc kê khai về hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

- Tên đầy đủ (điểm 2.1 và điểm 3.1): Kê khai đầy đủ, chính xác theo đúng nội dung ghi trên giấy tờ xác định tư cách pháp lý của Bên A, Bên B (được kê khai tại điểm 2.3, 3.3); không được tự ý viết tắt khi kê khai tên. Đối với tổ chức được thành lập, hoạt động theo pháp luật nước ngoài thì kê khai tên được đăng ký tại cơ quan nước ngoài có thẩm quyền. Trong trường hợp tên được đăng ký của tổ chức không viết bằng chữ Latinh thì kê khai tên giao dịch bằng tiếng Anh.

Trong trường hợp kê khai tên và Mã số khách hàng thường xuyên do Cục Đăng ký cấp thì không bắt buộc phải kê khai thông tin về địa chỉ và giấy tờ xác định tư cách pháp lý.

- Địa chỉ (điểm 2.2 và điểm 3.2): Kê khai địa chỉ thực tế nơi tổ chức đặt trụ sở hoặc nơi cá nhân thường trú tại thời điểm yêu cầu đăng ký.

- Giấy tờ xác định tư cách pháp lý (điểm 2.3 và điểm 3.3): Chỉ được đánh dấu (X) vào một trong các ô vuông về giấy tờ xác định tư cách pháp lý của bên tham gia Hợp đồng và kê khai số, cơ quan cấp, thời điểm cấp giấy tờ đó, cụ thể như sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: đánh dấu vào ô vuông “CMND” (Chứng minh nhân dân).

Nếu không có Chứng minh nhân dân thì đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể về một trong những loại giấy sau (nếu có):

Chứng minh sỹ quan, chứng minh quân đội, Giấy chứng nhận Cảnh sát nhân dân, Giấy chứng minh an ninh nhân dân hoặc Giấy chứng nhận công nhân, nhân viên trong lực lượng Công an nhân dân.

+ Đối với người nước ngoài: đánh dấu vào ô vuông “Hộ chiếu (đối với người nước ngoài)”.

+ Đối với người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam: đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể “Thẻ thường trú”.

+ Đối với pháp nhân được thành lập theo pháp luật Việt Nam (bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ) có đăng ký kinh doanh: đánh dấu vào ô vuông “GCN Đăng ký kinh doanh” (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

+ Đối với pháp nhân được thành lập theo pháp luật Việt Nam không có đăng ký kinh doanh: đánh dấu vào ô vuông “QĐ thành lập” (Quyết định thành lập); nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không có đăng ký kinh doanh thì đánh dấu vào ô vuông “GP đầu tư” (Giấy phép đầu tư).

+ Đối với tổ chức được thành lập, hoạt động theo pháp luật nước ngoài: đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý theo quy định pháp luật nước đó.

+ Ngoài các loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý nêu trên, nếu kê khai theo giấy tờ khác thì Trung tâm Đăng ký có quyền từ chối đăng ký.

- Điểm 2.4: Đánh dấu khi có yêu cầu cung cấp thông tin về các hợp đồng đã được đăng ký theo tên của Bên A kê khai phía trên. Trong trường hợp lựa chọn cả hai hình thức cung cấp thông tin (đánh dấu vào cả hai ô vuông để yêu cầu cung cấp cả Danh mục và Văn bản tổng hợp) thì phải trả phí cung cấp thông tin cho cả hai phương thức cung cấp thông tin.

- Trong trường hợp sử dụng mẫu đơn giấy, nếu không còn chỗ để kê khai về các bên tham gia hợp đồng thì sử dụng Phụ lục số 01. Trong trường hợp kê khai trên máy tính thì có thể kéo dài phần kê khai về các bên để tiếp tục kê khai.
Mô tả tài sản (mục )

- Trường hợp có nhiều tài sản khác nhau, nhưng có thể mô tả chung theo tính chất, đặc điểm của các tài sản đó thì người yêu cầu đăng ký có quyền lựa chọn mô tả chung về những tài sản đó hoặc mô tả chi tiết từng tài sản. Việc mô tả chung hoặc mô tả chi tiết về tài sản trong hợp đồng đều hợp lệ.

- Điểm 4.1: Mỗi tài sản là phương tiện giao thông cơ giới chỉ được lựa chọn mô tả tại một trong hai điểm 4.1.1 hoặc 4.1.2.

+ Tại phần “Yêu cầu cung cấp thông tin theo số khung và số máy của phương tiện” của điểm 4.1.1: đánh dấu khi có yêu cầu cung cấp thông tin về hợp đồng theo số khung, số máy của phương tiện. Trong trường hợp chỉ yêu cầu cung cấp thông tin về một hoặc một số phương tiện trong những phương tiện đã được kê khai thì phải ghi rõ số thứ tự mô tả tài sản đó. Phí yêu cầu cung cấp thông tin được tính trên mỗi phương tiện.

- Điểm 4.1.2: Mô tả phương tiện giao thông cơ theo tính chất, đặc điểm chung của các phương tiện, ví dụ: “toàn bộ các phương tiện giao thông cơ giới tại Cửa hàng X”; “10 chiếc xe ô tô Ford màu trắng sản xuất năm 2005 thuộc quyền sở hữu của ông Nguyễn Văn X”...

- Điểm 4.2: Mô tả những tài sản không phải là phương tiện giao thông cơ giới trong hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, hợp đồng cho thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính.

- Điểm 4.3: Mô tả quyền đòi nợ trong hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ.

- Trong trường hợp sử dụng mẫu đơn giấy, nếu tại điểm 4.1.1 không còn chỗ để kê khai thì sử dụng Phụ lục số 03; nếu các điểm 4.1.2, 4.2 và 4.3 không còn chỗ để kê khai thì sử dụng Phụ lục số 02. Trong trường hợp kê khai trên máy tính thì có thể kéo dài phần “Mô tả tài sản” để tiếp tục kê khai.

Tài liệu kèm theo đơn yêu cầu (mục ):

Trong trường hợp có Phụ lục kèm theo đơn thì phải kê khai về số trang của phụ lục đó. Không được đánh dấu vào ô vuông tại cột “Đăng ký viên kiểm tra”