HƯỚNG DẪN KÊ KHAI
(Không gửi phần Hướng dẫn này kèm theo đơn khi yêu cầu đăng ký)

- Nội dung kê khai rõ ràng, không tẩy xóa.

- Không bắt buộc kê khai tại các mục đánh dấu (*); các mục không có dấu (*) thì phải kê khai đầy đủ.

- Tổ chức, cá nhân đã kê khai trong đơn yêu cầu thì không kê khai lại về tổ chức, cá nhân đó tại Phụ lục này.

- Bên mua trong hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, bên thuê trong hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ được gọi chung là Bên A trong Hệ thống dữ liệu về đăng ký hợp đồng.

- Bên bán trong hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu, bên cho thuê trong hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính, bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ được gọi chung là Bên B trong Hệ thống dữ liệu về đăng ký hợp đồng.

- Tại mỗi mục, trước khi kê khai về các bên tham gia hợp đồng thì đánh dấu (X) vào một trong các ô vuông để xác định tổ chức, cá nhân được kê khai là Bên mua, Bên thuê tài sản, Bên thuê tài chính, Bên chuyển giao quyền đòi nợ hay là Bên bán, Bên cho thuê tài sản, Bên cho thuê tài chính, Bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ. Trong trường hợp đánh dấu nhầm thì bôi đen ô vuông đó ().

- Trong trường hợp các tổ chức sau đây ký kết hợp đồng thì kê khai như sau:

+ Tổ chức ký kết hợp đồng là chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc khác của tổ chức tín dụng thì kê khai về chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc đó.

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của pháp nhân thì kê khai về pháp nhân đó là bên tham gia hợp đồng; không bắt buộc kê khai về chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành đã ký kết hợp đồng theo uỷ quyền.

+ Hộ kinh doanh cá thể, Doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân (trừ chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành) ký kết hợp đồng thì kê khai thông tin về bên tham gia hợp đồng là chủ hộ, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức; không bắt buộc kê khai về hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

- Tên đầy đủ: kê khai đầy đủ, chính xác theo đúng nội dung ghi trên giấy tờ xác định tư cách pháp lý của Bên A, Bên B (được kê khai tại điểm 1.3, 2.3 và 3.3); không được tự ý viết tắt khi kê khai tên. Đối với tổ chức được thành lập, hoạt động theo pháp luật nước ngoài thì kê khai tên được đăng ký tại cơ quan nước ngoài có thẩm quyền. Trong trường hợp tên được đăng ký của tổ chức không viết bằng chữ Latinh thì kê khai tên giao dịch bằng tiếng Anh.

Trong trường hợp kê khai tên và Mã số khách hàng thường xuyên do Cục Đăng ký cấp thì không bắt buộc phải kê khai thông tin về địa chỉ và giấy tờ xác định tư cách pháp lý.

- Địa chỉ: là địa chỉ thực tế nơi tổ chức đặt trụ sở hoặc nơi cá nhân thường trú tại thời điểm yêu cầu đăng ký.

- Giấy tờ xác định tư cách pháp lý: chỉ được đánh dấu (X) vào một trong các ô vuông về giấy tờ xác định tư cách pháp lý của bên tham gia hợp đồng và kê khai số, cơ quan cấp, thời điểm cấp giấy tờ đó, cụ thể như sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: đánh dấu vào ô vuông “CMND” (Chứng minh nhân dân).

Nếu không có Chứng minh nhân dân thì đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể về một trong những loại giấy sau (nếu có):

Chứng minh sỹ quan, chứng minh quân đội, Giấy chứng nhận Cảnh sát nhân dân, Giấy chứng minh an ninh nhân dân hoặc Giấy chứng nhận công nhân, nhân viên trong lực lượng Công an nhân dân.

+ Đối với người nước ngoài: đánh dấu vào ô vuông “Hộ chiếu của người nước ngoài”.

+ Đối với người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam: đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể “Thẻ thường trú”.

+ Đối với pháp nhân được thành lập theo pháp luật Việt Nam (bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ) có đăng ký kinh doanh: đánh dấu vào ô vuông “GCN Đăng ký kinh doanh” (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

+ Đối với pháp nhân được thành lập theo pháp luật Việt Nam không có đăng ký kinh doanh: đánh dấu vào ô vuông “QĐ thành lập” (Quyết định thành lập); nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không có đăng ký kinh doanh thì đánh dấu vào ô vuông “GP đầu tư” (Giấy phép đầu tư).

+ Đối với tổ chức được thành lập, hoạt động theo pháp luật nước ngoài: đánh dấu vào ô vuông “Giấy tờ khác” và ghi cụ thể loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý theo quy định pháp luật nước đó.

+ Ngoài các loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý nêu trên, nếu kê khai theo giấy tờ khác thì Trung tâm Đăng ký có quyền từ chối đăng ký.

- Yêu cầu cung cấp thông tin: đánh dấu khi có yêu cầu cung cấp thông tin về các hợp đồng đã được đăng ký theo tên của Bên A kê khai phía trên. Trong trường hợp lựa chọn cả hai hình thức cung cấp thông tin (đánh dấu vào cả hai ô vuông để yêu cầu cung cấp cả Danh mục và Văn bản tổng hợp) thì phải trả phí cung cấp thông tin cho cả hai phương thức cung cấp thông tin.