Các bước đơn giản quyết toán thuế

PHẦN I. HƯỚNG DẪN CHUNG

I. Phạm vi áp dụng
- Tài liệu này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2009.
II. Từ viết tắt
- TCT: Tổng cục thuế
- CQT: Cơ quan thuế
- ĐKT: Đăng ký thuế
- QTT: Quyết toán thuế
- MST: Mã số thuế
- NNT: Người nộp thuế
- TNCN: Thu nhập cá nhân
- CQCT: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
III. Giải thích từ ngữ
- Cơ quan chi trả thu nhập (CQCT) là tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập phải khấu trừ thuế không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không có khấu trừ thuế, có trách nhiệm khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại khoản 2, mục II, phần D Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính.
- File dữ liệu QTT: lưu các thông tin tờ khai, bảng kê quyết toán dạng dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn của TCT ban hành.
- Hồ sơ quyết toán: bao gồm các tờ khai, bảng kê quyết toán thuế bằng giấy, có mã vạch hoặc không có mã vạch.
- Phần mềm Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN (gọi tắt là QTTNCN): là phần mềm ứng dụng do Tổng cục Thuế xây dựng nhằm hỗ trợ NNT kê khai quyết toán thuế TNCN, in hồ sơ quyết toán và kết xuất file dữ liệu theo định dạng chuẩn, phục vụ việc quyết toán cho thuế TNCN.
- HTKK: Là phần mềm của TCT cung cấp cho NNT, nhằm hỗ trợ nhập dữ liệu kê khai thuế và in tờ khai quyết toán có mã vạch, kết xuất file dữ liệu theo định dạng chuẩn cho các loại thuế, trong đó có thuế TNCN.
- iHTKK: Là phần mềm HTKK của TCT cung cấp nhằm hỗ trợ NNT nộp hồ sơ khai thuế (đã có chữ ký điện tử) qua mạng mà không cần gửi tờ khai giấy.
- Phần mềm Kế toán, Quản lý nhân sự (gọi tắt là QLNS): Là các ứng dụng phần mềm kế toán, nhân sự, tiền lương, hoặc các phần mềm hỗ trợ kê khai khác mà các CQCT đang sử dụng và có các tính năng kết xuất thông tin quyết toán thuế TNCN ra các tệp dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn của CQT và hỗ trợ chức năng in các tờ khai quyết toán thuế TNCN và bảng kê.
- Phần mềm Kiểm tra file QTT: Là ứng dụng phần mềm của CQT được sử dụng để kiểm tra và nhận file dữ liệu quyết toán thuế theo định dạng chuẩn của CQT ban hành. Trong phần mềm hỗ trợ các tính năng kiểm tra định dạng file và tính năng sao chép file vào thư mục lưu trữ của CQT.

PHẦN II. HƯỚNG DẪN CHO CÁC CQCT THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN

I. Phạm vi áp dụng
- Tài liệu này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hoa hồng đại lý xổ số, bảo hiểm và các hoa hồng bán hàng, dịch vụ khác, có trách nhiệm phải quyết toán thuế TNCN năm 2009.
- Các mẫu biểu kê khai quyết toán thuế năm 2009 của các CQCT bao gồm các mẫu biểu quy định như sau:

Trong đó:
- CQCT thông thường phải kê khai các tờ khai : 05/KK-TNCN, phụ lục 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN.
- CQCT hoạt động ngành bảo hiểm, có chi trả thu nhập cho đại lý thì phải kê khai các tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KK-BH, BK 02A/KK-BH.
- CQCT hoạt động ngành xổ số, có chi trả thu nhập cho đại lý thì phải kê khai các tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KK-XS, BK 02A/KK-XS.
II. Các bước thực hiện quyết toán
Bước 1: Chuẩn bị thông tin Quyết toán thuế
Để thực hiện được khai quyết toán thuế TNCN đã khấu trừ, trước hết CQCT cần tiến hành các công tác rà soát và đề nghị cá nhân cung cấp MST như sau:
- Đối với những người lao động mới hoặc chưa có MST, CQCT đề nghị cá nhân thực hiện đăng ký thuế để được cấp MST. Cá nhân, CQCT có thể truy cập trang http://tncnonline.com.vn để biết thêm các thủ tục cần thiết về việc ĐKT để được cấp MST cho cá nhân.
- Đối với những người lao động đã có MST nhưng chưa cung cấp cho CQCT đề nghị các cá nhân cung cấp MST cho CQCT. Những CQCT có khả năng quyết toán hộ cho người lao động là cá nhân cư trú cần:
- Thông báo đến người lao động để xác định cá nhân nào chỉ nhận thu nhập tại CQCT cần CQCT quyết toán hộ.
- Thu thập bản đăng ký người phụ thuộc, các chứng từ chứng minh khoản giảm trừ đóng bảo hiểm (nếu có), đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có) của người lao động để xác định lại nghĩa vụ thuế cho người lao động.
Những CQCT không có khả năng quyết toán hộ cho người lao động không cần thực hiện các công việc trên.
CQCT tập hợp danh sách MST của các cá nhân cùng các thông tin liên quan và cập nhật vào các phần mềm QLNS, hoặc QTTNCN, hoặc HTKK.
- Đối với các CQCT có sử dụng phần mềm kế toán, nhân sự (QLNS): cần phải cập nhật thông tin của các cá nhân vào các ứng dụng này để đảm bảo khi kết xuất dữ liệu bảng kê đã có thông tin của người lao động.
- Các CQCT sử dụng HTKK hoặc QTTNCN sẽ cập nhật thông tin của cá nhân trong khi nhập dữ liệu kê khai QT thuế TNCN.
Lưu ý: MST của người lao động phải cung cấp cho CQCT là mã 10 số
Bước 2: Tiếp nhận và cài đặt phần mềm hỗ trợ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Bước này áp dụng đối với các CQCT sử dụng phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân để khai quyết toán và kết xuất file dữ liệu.
- CQCT có thể lấy phần mềm hỗ trợ kê khai (QTTNCN, HTKK, iHTKK) theo một trong các cách dưới đây:
+ Liên hệ trực tiếp với CQT để lấy phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
+ Truy cập trang điện tử: http://tncnonline.com.vn để tải phần mềm quyết toán thuế thu nhập cá nhân và các Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, đối với các CQCT chỉ kê khai QTTNCN, không có nhu cầu kê khai các loại thuế khác.
+ Truy cập trang http:// www.gdt.gov.vn để tải phần mềm HTKK phiên bản 2.5 và các Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, đối với CQCT đang kê khai hàng tháng, quý, năm cho các loại thuế bằng phần mềm HTKK.
- Cài đặt các phần mềm theo hướng dẫn. Nếu có vướng mắc trong việc cài đặt và sử dụng, CQCT có thể liên hệ với bộ phận tuyên truyền hỗ trợ của CQT quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.
Bước 3: Khai quyết toán thuế
1. Trường hợp CQCT dùng 1 trong các phầm mềm hỗ trợ kê khai để QT như phần mềm QTTNCN, HTKK, QLNS thì thực hiện như sau:
- Nhập số liệu quyết toán: Sử dụng phần mềm để nhập dữ liệu các tờ khai và bảng kê theo đúng mẫu biểu quy định. Nhập dữ liệu vào các Bảng kê trước. Sau đó, các dữ liệu từ Bảng kê sẽ tự động kết chuyển sang tờ khai quyết toán.
- Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin có sai sót.
- In hồ sơ quyết toán: Sử dụng chức năng in trong các phần mềm để in tờ khai và bảng kê phụ lục. Hồ sơ quyết toán thuế bao gồm tờ khai quyết toán và các bảng kê.
+ Đối với các CQCT sử dụng phần mềm HTKK sẽ in ra tờ khai và bảng kê có mã vạch.
+ Đối với các CQCT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng (sử dụng phần mềm iHTKK) không cần in hồ sơ quyết toán.
+ Đối với các CQCT sử dụng phần mềm QTTNCN in ra tờ khai, bảng kê theo qui định.
+ Nếu các phần mềm QLNS của CQCT không có chức năng in hồ sơ QT thì CQCT sẽ thực hiện như sau:
• Sử dụng chương trình QLNS để kết xuất file dữ liệu QT theo định dạng chuẩn của TCT cung cấp ( xem Bước 4)
• Sử dụng Phần mềm QTTNCN nhận dữ liệu từ file kết xuất đó và in ra tờ khai, bảng kê.