Mã số mã vạch là một trong các giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt. Mã số mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số của hàng hoá và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.

Nhờ mã vạch mã số, người ta phân biệt chính xác các loạl hàng hóa mà có khi bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn. Vậy sau đây Download.vn sẽ hướng dẫn các bước đăng ký mã số mã vạch sản phẩm, mời các bạn cùng theo dõi tại đây nhé.

1. Mã số, mã vạch là gì

Mã số mã vạch là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được.

2. Các loại Mã số mã vạch GS1:

Các loại mã số GS1 gồm:

• Mã địa điểm toàn cầu GLN;
• Mã thương phẩm toàn cầu GTIN;
• Mã conenơ vận chuyển theo xêri SSCC;
• Mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;
• Mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;
• Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI ;

Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1 gồm:

• Mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;
• Mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;

3. Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm gồm những gì?

Mọi cá nhân, tổ chức muốn được sử dụng mã số mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định. Đây là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định chấp thuận hay không. Vì thế, khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch đòi hỏi độ chính xác cao. Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• 01 Bản đăng ký theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ
• 01 Bản đăng ký theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm
• 01 Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng đăng ký là doanh nghiệp sản xuất hay tổ chức khác.

Quá trình chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin không quá khó nhưng khá phức tạp. Nếu trong quá trình thực hiện cần hỗ trợ, tư vấn thêm quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được trợ giúp.

4. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Các bước thực hiện khi đăng ký mã số mã vạch như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.
• Số lượng hồ sơ: 02 bộ

Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.

Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

5. Bảng giá chi phí đăng ký mã vạch theo quy định hiện hành

Khi thực hiện đăng ký mã số mã vạch doanh nghiệp cần nộp một khoản phí theo quy định tại trung tâm mã số mã vạch quốc gia như bảng sau:

Trường hợp tổ chức, cá nhân được cấp hoặc xác nhận sử dụng mã sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định trên.