Việc chuyển trường học thường được thực hiện khi kết thúc học kỳ I của năm học hoặc trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới. Đối với các trường hợp ngoại lệ, thẩm quyền quyết định thuộc về Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đến.

Thủ tục chuyển trường là gì? Hồ sơ chuyển trường như thế nào? Là câu hỏi được rất nhiều phụ huynh và các em học sinh quan tâm. Chính vì vậy trong bài viết hôm nay Download.vn xin giới thiệu đến các bạn thủ tục, hồ sơ chuyển trường của học sinh Tiểu học, THCS, THPT và thủ tục chuyển trường của sinh viên. Hy vọng qua bài viết này các bạn nắm được nội dung cũng như trình tự thực hiện khi chuyển trường nhé.

1. Thủ tục chuyển trường Tiểu học

a. Thủ tục chuyển trường cho học sinh tiểu học trong nước

Căn cứ Điều 36 Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT, trình tự thủ tục chuyển trường được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp đơn xin chuyển trường cho trường nơi chuyển đến

Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh nộp Đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có).

Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến có ý kiến đồng ý về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, trường hợp không đồng ý phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh theo hình thức đã tiếp nhận đơn.

Bước 2: Gửi đơn xin chuyển trường cho trường nơi chuyển đi

Khi có ý kiến đồng ý tiếp nhận của nơi chuyển đến, cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh gửi đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi chuyển đi.

Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đi có trách nhiệm trả hồ sơ cho học sinh.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ chuyển trường bao gồm:

- Đơn xin chuyển trường của Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh;

- Học bạ;

- Thông tin về tài liệu học tập (tại trường đang học), tiến độ thực hiện chương trình (theo mẫu tại Phụ lục III Thông tư 28), bảng tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện và học tập của học sinh theo quy định;

- Kế hoạch giáo dục cá nhân đối với học sinh khuyết tật (nếu có).

Trường có học sinh chuyển đi hướng dẫn việc hoàn thiện và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ. Trường nhận học sinh chuyển đến tiếp nhận và quản lý hồ sơ.

Bước 4: Nộp hồ sơ cho nhà trường nơi chuyển đến.

Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh là người nộp hồ sơ.

Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến tổ chức trao đổi, khảo sát, tư vấn và tiếp nhận xếp học sinh vào lớp.

b. Thủ tục chuyển trường cho học sinh tiểu học từ nước ngoài về

Đối với học sinh trong độ tuổi học tiểu học từ nước ngoài về nước học tập, phụ huynh thực hiện thủ tục chuyển trường theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Điều lệ trường tiểu học. Cụ thể:

- Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh nộp Đơn xin chuyển trường cho học sinh tiểu học về từ nước ngoài với nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có).

- Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến có ý kiến đồng ý về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, trường hợp không đồng ý phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh theo hình thức đã tiếp nhận đơn.

- Trong trường hợp đồng ý tiếp nhận học sinh, trong thời gian không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường tiểu học tổ chức khảo sát trình độ của học sinh, xếp vào lớp phù hợp, tiếp nhận và quản lý hồ sơ học sinh theo quy định.

2. Thủ tục chuyển trường THCS, THPT

Bước 1: Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh gửi đơn xin chuyển trường cho hiệu trưởng nhà trường nơi chuyển đến.

Hiệu trưởng trường nơi chuyển đến có ý kiến đồng ý tiếp nhận vào đơn, trường hợp không đồng ý phải nêu rõ lý do vào đơn và trả lại cho cha mẹ, người giám hộ học sinh, người nộp đơn.

Bước 2: Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh gửi đơn xin chuyển trường gửi đến hiệu trưởng trường học sinh đang học

Hiệu trưởng trường học sinh đang học xem xét cấp giấy giới thiệu chuyển trường và cho phụ huynh rút hồ sơ, học bạ của học sinh.

Bước 3: Cha mẹ học người giám hộ của học sinh có nhu cầu chuyển trường nộp hồ sơ xin chuyển trường về Phòng quản lý và thông tin giáo dục, sở giáo dục và đào tạo thành phố Hà Nội

Bước 4: Sở giáo dục sẽ tiếp nhận hồ sơ, xem xét, giải quyết cấp giấy giới thiệu chuyển trường.

Bước 5: Cha mẹ hoặc người giám hộ của học sinh có nhu cầu chuyển trường tiếp nhận lại hồ sơ đã giải quyết và nộp lại toàn bộ hồ sơ cho hiệu trưởng nhà trường nơi học sinh chuyển đến.

*Hồ sơ chuyển trường THPT

a. Đối với học sinh trong nước

• Đơn xin chuyển trường do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, có ý kiến tiếp nhận của trường đến.
• Hồ sơ học tập của học sinh gồm: Học bạ (bản chính), Bản sao giấy khai sinh, Bằng tốt nghiệp THCS.
• Giấy giới thiệu chuyển trường do trường cũ cấp. Nếu là học sinh tỉnh ngoài chuyển đến phải có thêm: Giấy giới thiệu chuyển trường và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 do Sở GD&ĐT cấp, học sinh chuyển vào hệ A trường công lập phải xuất trình hộ khẩu thường trú (hoặc các giấy tờ khác có giá trị tương đương) kèm theo 1 bản photocopy.
• Các giấy tờ hợp lệ để được hưởng chế độ ưu tiên, khuyến khích trong học tập thi tuyển sinh, thi tốt nghiệp (nếu có).
• Học sinh xin học lại phải có xác nhận của UBND xã, phường về việc chấp hành chính sách, pháp luật tại địa phương trong thời gian nghỉ học.

b. Đối với học sinh Việt Nam ở nước ngoài về nước:

Văn bằng: Phải có văn bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp THCS tương đương bằng tốt nghiệp THCS của Việt Nam. Học sinh đã được học ở Việt Nam, sau thời gian học ở nước ngoài, khi về nước phải có bằng tốt nghiệp bậc đã học ở Việt Nam.

Tuổi: Được gia hạn thêm 1 tuổi so với quy định của cấp học.

*Chương trình học tập:

Chương trình học tập ở nước ngoài phải có nội dung tương đương với chương trình giáo dục của Việt Nam với những môn thuộc nhóm khoa học tự nhiên. Với những môn thuộc nhóm khoa học xã hội và nhân văn, học sinh phải bổ túc thêm kiến thức cho phù hợp với chương trình giáo dục của Việt Nam.

Những học sinh đang học dở chương trình của một lớp học ở nước ngoài xin chuyển về học tiếp lớp học tương đương tại trường THPT ở Việt Nam phải được nhà trường nơi tiếp nhận kiểm tra trình độ theo chương trình quy định của lớp học đó.

Học sinh muốn vào trường chuyên biệt (trường chuyên, trường chất lượng cao) phải thực hiện theo Quy chế của trường chuyên biệt đó.

*Hồ sơ gồm:

• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, học bạ (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có),
• Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha mẹ hoặc người giám hộ.
• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, học bạ (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có),
• Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha mẹ hoặc người giám hộ.

c. Đối với học sinh người nước ngoài

Văn bằng: Có bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tương đương bằn tốt nghiệp của Việt Nam quy định tại Luật Giáo dục của Việt Nam đối với từng bậc học, cấp học.
Sức khỏe: Học sinh phải được kiểm tra sức khỏe khi nhập học theo qui định của Bộ Y tế Việt Nam.

Tuổi: Được gia hạn thêm 1 tuổi so với quy định của cấp học.

*Hồ sơ gồm có:

• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký,
• Bản tóm tắt lý lịch, bản sao và bản dịch sang tiếng Việt các giấy chứng nhận cần thiết (có công chứng hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước gửi đào tạo),
• Học bạ,
• Giấy chứng nhận sức khỏe (do cơ quan y tế có thẩm quyền của nước gửi đào tạo cấp trước khi đến Việt Nam), ảnh cỡ 4×6 cm.

*Thời gian đào tạo:

– Được thực hiện như đối với công dân Việt Nam theo quy định của Luật Giáo dục.

*Ngôn ngữ học tập:

Trong thời gian học tập, học sinh người nước ngoài học các môn học bằng tiếng Việt như đối với học sinh Việt Nam. Học sinh chưa biết tiếng Việt sẽ phải học qua chương trình đào tạo tiếng Việt dự bị, khi học hết chương trình phải được kiểm tra trình độ tiếng Việt trước khi vào học chính khóa. Học sinh người nước ngoài được phép lựa chọn môn học ngoại ngữ có trong chương trình học và không trùng với ngôn ngữ đang sử dụng.

*Chế độ tài chính:

Theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa cơ sở đào tạo với tổ chức hoặc cá nhân tài trợ gửi đào tạo.

3. Thủ tục chuyển trường Đại học

Khi sinh viên có nguyện vọng và đáp ứng được các điều kiện để chuyển trường đại học thì phải làm hồ sơ xin chuyển trường theo quy định của nhà trường. Trong trường hợp này, thì các sinh viên nên chủ động tìm hiểu kỹ các điều kiện và thủ tục chuyển trường của từng trường để xem xét đã đủ điều kiện để chuyển trường hay không và thực hiện theo thủ tục đã quy định. Vì việc chuyển trường được quy định trong văn bản nội bộ của từng trường nên các sinh viên có thể tới Phòng công tác sinh viên hoặc Phòng đào tạo của trường để biết chính xác nhất.

Thông thường khi chuyển trường thì các sinh viên chuẩn bị theo các hồ sơ sau đây:

• Các sinh viên nộp và điền và đơn xin chuyển trường theo mẫu.
• Các sinh viên nộp học bạ bản chính của cấp học dưới.
• Sao y bản chính bằng tốt nghiệp cấp học dưới
• Các sinh viên nộp thêm bản sao giấy khai sinh của mình.
• Giấy trúng tuyển đầu cấp theo quy định cụ thể của các trường công lập hoặc ngoài công lập.
• Giấy giới thiệu chuyển trường đã được hiệu trưởng đồng ý do hiệu trưởng trường đại học nơi đi cấp.
• Ngoài ra, các sinh viên nộp thêm các giấy tờ hợp lệ để được hưởng chế độ ưu tiên, khuyến khích trong tuyển sinh.
• Hộ khẩu hoặc sổ tạm trú của gia đình sinh viên hoặc quyết định điều động công tác của cha hoặc mẹ
• Đối với các sinh viên có gia đình hoàn cảnh đặc biệt khó khăn nộp thêm giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi sinh viên đang cư trú.
• Công văn đồng ý tiếp nhận vào học của Trường sinh viên xin chuyển đến.
• Các sinh viên nộp kèm bảng điểm học tập, rèn luyện của sinh viên (tính đến thời điểm chuyển trường).

Sau đó các sinh viên có nguyện vọng chuyển trường nộp hộ sơ cho phòng Quản lý sinh viên tiếp nhận hồ sơ của sinh viên xin chuyển trường, trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.

Sau khi Hiệu trưởng trường chuyển đi và trường chuyển đến đồng ý, phòng Quản lý sinh viên tham mưu ra quyết định cho sinh viên chuyển trường.

Sinh viên được chuyển trường phải làm thủ tục thanh toán các khoản nợ, hoàn trả kinh phí đào tạo theo quy định (nếu có) và rút hồ sơ tại phòng Quản lý sinh viên.

Sinh viên nộp hồ sơ xin chuyển trường vào thời điểm 2 tuần trước khi vào học kì mới hay năm học mới tại Phòng Quản lý sinh viên của trường chuyển đến một bộ hồ sơ như sau:

• Các sinh viên nộp và điền vào ơn xin chuyển trường, được sự đồng ý của Hiệu trưởng trường xin chuyển đi.
• Các sinh viên nộp bản chính giấy chứng nhận kết quả thi hoặc giấy báo trúng tuyển và nhập học của sinh viên theo quy định của nhà trường
• Sinh viên nộp bản chính các bảng điểm học tập của sinh viên tính đến thời điểm chuyển trường của trường chuyển đi khi làm thủ tục chuyển trường.
• Ngoài ra các sinh viên nộp thêm một bộ hồ sơ gốc của sinh viên theo quy định.

Khi nhận được hồ sơ của các sinh viên có nguyện vọng chuyển trường thì hiệu trưởng trường đại học có sinh viên xin chuyển đến quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận, quyết định việc học tiếp tục của sinh viên như: năm học và số học phần mà sinh viên chuyển đến trường phải học bổ sung nếu có, trên cơ sở so sánh chương trình ở trường xin chuyển đi và trường xin chuyển đến nhằm đảm bảo chương trình học theo quy định.

Xem thêm: Đơn xin chuyển trường Đại học