Trang chủ Hướng dẫn Thủ thuật Excel, Sheet

Học Excel - Bài 33: Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel - thuviensachvn.com

Học Excel - Bài 33: Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel

Chia sẻ workbo

với người khác ngay trong Microsoft Excel. Bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa workbo
hoặc chỉ xem nó.

Chia sẻ workbo
trong Microsoft Excel với người khác

Chia sẻ workbo
trong Microsoft Excel cho Windows

  1. Chọn Share.
  2. Chọn quyền rồi nhấn Apply.
  3. Thêm người.
  4. Nhập thông báo nếu muốn.
  5. Chọn Send.

Chia sẻ workbo
trong Microsoft Excel cho macOS

Chỉ cần 3 bước để chia sẻ một workbo

:

Bước 1: Upload workbo

Sử dụng một trình duyệt web, upload hoặc tạo một workbo

mới trên OneDrive, OneDrive cho Business hoặc thư viện SharePoint Online.

Bước 2: Chia sẻ nó

  1. Nếu đã upload file, click tên file để mở nó. Workbo
    này sẽ mở trong một tab mới trên trình duyệt web.
  2. Click nút Edit in Excel. Nếu không có nút bấm này, click Edit in Browser > Edit in Excel sau khi tải lại trang.
  3. Click Open Microsoft Excel.
  4. Khi file mở trong chương trình Excel, bạn có thể thấy thanh màu vàng báo file đang ở trong trình xem được bảo vệ - Protected View. Click Enable Editing nếu muốn chỉnh sửa nó.
  5. Click Share ở góc phải phía trên cùng.
  6. Click Invite People. Rồi nhập địa chỉ email, phân tách từng email bằng dấu chấm phẩy. Đảm bảo cũng chọn Can Edit. Khi hoàn tất, click nút Share.

Mẹo: Nếu muốn tự gửi liên kết, click Share ở góc phải phía trên, rồi nhấn Copy Link > View and Edit.

7. Nếu đã click nút Share ở bước trước đó, các thông báo qua email sẽ được gửi tới từng người. Chúng sẽ được gửi từ địa chỉ email của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được một bản sao của chúng.

Bước 3: Người khác có thể mở nó

Nếu đã click nút Share, mọi người sẽ nhận được một tin nhắn qua email mời họ mở file đó. Họ có thể click vào link để mở workbo

. Một trình duyệt web mở ra, workbo
sẽ mở trong Excel Online. Nếu muốn chỉnh sửa nó trên trình duyệt web, họ có thể click Edit Workbo
> Edit in Browser
. Nếu muốn mở nó trong app Excel, click Edit Workbo
> Edit in Excel
.

Mẹo: Nếu đang dùng phiên bản mới nhất của Excel 2016 dành cho người dùng đăng ký Microsoft 365, họ có thể mở file trực tiếp trong app Excel. Họ có thể click File > Open... > Shared và chọn một file được chia sẻ bởi người khác.

Nhiều người có thể chỉnh sửa workbo

cùng lúc. Tính năng này được gọi là Co-authoring. Tuy nhiên, mọi người cần một phiên bản app Excel hỗ trợ cộng tác, bao gồm Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile, Excel 2016 cho người dùng đăng ký Microsoft 365. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể click Edit Workbo
> Edit in Browser
để sửa file trong Excel cho web.

Bình luận và ghi chú trong workbo
của Microsoft Excel

Microsoft 365

Excel Microsoft 365 đã thay đổi cách bình luận. Bình luận giờ được chuyển thành chuỗi và cho phép bạn thảo luận với người khác về dữ liệu đó. Dùng Notes để tạo ghi chú và chú thích cho dữ liệu. Nó tương tự như bình luận được dùng ở phiên bản Excel cũ hơn.

Comments

Bình luận trên dữ liệu trong bảng Excel

Bình luận có box Reply. Khi ai đó phản hồi, bạn có thể thấy một số bình luận được kết nối với nhau, hội thoại ảo sẽ hiện trong workbo

. Nếu cần thảo luận dữ liệu với người khác, hãy dùng chức năng Comments.

Thêm một bình luận

  1. Click chuột phải vào một ô, rồi nhấn New Comment.
  2. Trong box bình luận, nhập nội dung bạn muốn. Bạn cũng có thể @tên người muốn nhắc tới.
  3. Chuyển con trỏ ra khỏi ô. Bình luận biến mất nhưng một chỉ báo bình luận màu tím vẫn hiện. Để thấy lại bình luận đó, trỏ chuột qua ô.

Xem lại bình luận

  • Chọn tab Review > click Previous Comment hoặc Next Comment để thấy từng bình luận trong chuỗi.

Hiện/ẩn toàn bộ bình luận cùng lúc

  • Chọn Review > click Show Comments. Một bảng tác vụ Comments mới sẽ hiện ở bên phải. Bạn sẽ thấy toàn bộ bình luận theo thứ tự.

Xóa một bình luận

  • Click More thread actions (...) ở góc bên phải phía trên của bình luận và chọn Delete thread.

Xử lý một chuỗi

Click More thread actions (...) trong góc tay phải phía trên của bình luận và chọn Resolve thread.

Notes

Ghi chú trên Excel

Notes (từng được gọi là Comments ở Excel bản cũ) không có box Reply. Notes chỉ được dùng để thêm chú thích hoặc lời nhắc trong ô. Nếu không cần thảo luận về dữ liệu, hãy dùng Notes.

Thêm ghi chú

  1. Click chuột phải vào một ô > New Note.
  2. Trong box Note, nhập ghi chú.
  3. Click bên ngoài vùng ghi chú. Box Note biến mất nhưng bạn sẽ thấy một chỉ báo màu đỏ của nó. Để thấy lại ghi chú, trỏ chuột vào ô đó.

Lưu ý: Để định dạng một chú giải, chọn text bạn muốn thay đổi, click chuột phải vào ghi chú đó và chọn Format Comment.

Xem lại ghi chú

  • Chọn Review > Notes và click Previous Note hoặc Next Note để thấy từng ghi chú theo chuỗi.

Hiện/Ẩn toàn bộ ghi chú một lúc

  • Chọn tab Review > Notes > Show All Notes. Thao tác này sẽ bật/tắt ghi chú.

Di chuyển một ghi chú

  • Click đường viền của ghi chú, rồi kéo nó.

Chỉnh lại kích thước ghi chú

  • Click đường viền của ghi chú, rồi kéo một trong số các thanh chỉnh kích thước ở bên cạnh.

Xóa một ghi chú

  • Click đường viền của ghi chú và nhấn Delete.

Chuyển đổi bình luận

Nếu muốn dùng bình luận theo luồng trong ghi chú hiện tại, chọn Review > Notes > Convert to Comments.

Office 2010 -2019

Bình luận giống như “giấy nhớ” cho các ô, bạn có thể dùng chúng để thêm chú thích hoặc lời nhắc cho dữ liệu. Khi có bình luận trong ô, một chỉ báo sẽ xuất hiện ở bên góc ô đó. Bạn chỉ cần trỏ chuột vào ô đó, bình luận sẽ hiện ra.

Thêm bình luận

  1. Click chuột phải vào một ô > Insert Comment.
  2. Nhập bình luận vào box bình luận.
  3. Click vào bên ngoài box bình luận. Box đó sẽ biến mất, nhưng chỉ báo màu đỏ vẫn còn trong ô. Để thấy lại bình luận, trỏ chuột qua ô đó.

Mẹo: Để định dạng bình luận, chọn text bạn muốn thay đổi, click chuột phải vào bình luận và chọn Format Comment.

Xem lại bình luận

  1. Chọn tab Review > click Next hoặc Previous để thấy lần lượt từng bình luận.
  2. Xem toàn bộ bình luận cùng lúc
  3. Chọn Review > Show All Comments để hiện hoặc ẩn bình luận. Có thể bạn cần di chuyển hoặc chỉnh lại các bình luận bị chồng lấp lên nhau.

Lưu ý: Chọn Review > Show/Hide Comment để hiện hoặc ẩn các bình luận riêng tư.

Di chuyển một bình luận

  • Kéo đường viền của box bình luận.

Chỉnh lại kích thước một bình luận

  • Kéo một trong số các thanh điều khiển ở bên hay góc của box bình luận.

Xóa một bình luận

  • Click vào khung của box bình luận, rồi nhấn Delete.
Bảo vệ workbo<div class=
trong Excel" width="707" height="403" class="lazy" data-src="https://o.rada.vn/data/image/2020/11/10/bao-ve-excel-workbo
.jpg">

Thấy file người khác đã chia sẻ với bạn

Cửa sổ Shared (trên Mac và iOS) hoặc Shared with me (trên Android hoặc Windows Desktop) hiện những file mà người khác đã chia sẻ với bạn. Sau khi được vào tài liệu, tài liệu đó sẽ tự động hiện trong danh sách Shared hoặc Shared with Me. Office sẽ cố gắng hiện cho bạn nhiều tài liệu liên quan được chia sẻ ở trên cùng của danh sách.

Tính năng này chỉ có sẵn nếu bạn đăng ký Microsoft 365 và cài Office mới nhất.

Lưu ý: Bạn cần đăng nhập Office bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản công việc hay trường học để xem tài liệu được chia sẻ với bạn.

  • Shared with Me chỉ hiện tài liệu từ OneDrive – Personal, OneDrive for Business và SharePoint Online.
  • Nếu ai đó chia sẻ file và cấp quyền chỉnh sửa cho bạn, bạn cũng có thể chia sẻ file đó.

Excel trên Windows

Để thấy file người khác đã chia sẻ với bạn, tới File > Open > Shared with me.

Tính năng chia sẻ file của Excel cho Windows

Mẹo nếu cần truy cập thường xuyên file được chia sẻ với bạn, tìm nó ở danh sách Recent và ghim nó gần phần đầu của danh sách.

Excel trên macOS

Mở Word, Excel hoặc PowerPoint và chạm Shared trên Mac. Nếu đã mở tài liệu, click Savetrên thanh công cụ truy cập nhanh để thấy cửa sổ Shared.

Excel cho iOS

Mở Word, Excel hoặc Powerpoint và chạm Shared.

Chia sẻ file Excel trên iPad

Trên iPad, nếu mở một tài liệu, chạm nút Back > Shared.

Nút Share

Hoặc trên iPhone - Chạm Shared.

Chia sẻ tài liệu Excel trên iPhone

Exel trên Android

Để xem file người khác đã chia sẻ với bạn, tới File > Open > Shared with me.

Chia sẻ file Excel trên Android

Bảo vệ file Excel

Để ngăn người khác truy cập dữ liệu trong file Excel của bạn bằng mật khẩu.

  • Chọn File > Info.
  • Chọn ô Protect Workbo
    > Encrypt with Password
    .
  • Nhập mật khẩu trong ô Password, rồi chọn OK.
  • Xác nhận mật khẩu trong ô Reenter Password box, rồi chọn OK.

Lưu ý:

  • Microsoft không thể lấy lại mật khẩu bạn quên.
  • Không hạn chế độ dài, ký tự hay số trong mật khẩu nhưng nó cần chứa chữ in hoa.
  • Không an toàn với file có chứa thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng.
  • Thận trọng khi chia sẻ file hay mật khẩu với người khác.

Chia sẻ

Chia sẻ qua Facebook Chia sẻ

Liên hệ hợp tác hoặc quảng cáo: gmail

Điều khoản dịch vụ

Copyright © 2021 HOCTAPSGK