1. Tạo lập CSDL

Tạo bảng:

• Việc đầu tiên trong việc tạo lập một CSDL quan hệ là tạo ra một hay nhiều bảng. Để thực hiện điều đó, cần phải khai báo cấu trúc bảng, bao gồm:

   + Đặt tên các trường;

   + Chỉ định kiểu dữ liệu cho mỗi trường;

   + Khai báo kích thước của trường.

• Chọn khoá chính cho bảng bằng cách để hệ QTCSDL tự động chọn hoặc ta xác định khoá thích hợp trong các khoá của bảng làm khoá chính.

• Đặt tên bảng và lưu cấu trúc bảng.

• Tạo liên kết giữa các bảng bằng cách xác định các trường chung trong các bảng. Liên kết giúp hệ QTCSDL biết kết nối các bảng như thế nào để phục vụ việc kết xuất thông tin.

• Ngoài ra, như đã được giới thiệu ở chương II, các hệ QTCSDL đều cho phép ta có thể thay đổi cấu trúc bảng, thay đổi khoá chính và xóa bảng.

2. Cập nhật dữ liệu

• Sau khi tạo cấu trúc ta có thể nhập dữ liệu cho bảng. Thông thường việc nhập dữ liệu được thực hiện từ bàn phím. Quá trình cập nhật đảm bảo một số ràng buộc toàn vẹn đã được khai báo.

• Phần lớn các hệ QTCSDL cho phép tạo ra biểu mẫu nhập dữ liệu (hình 2) để việc nhập dễ dàng hơn, nhanh hơn và hạn chế khả năng nhầm lẫn.

• Dữ liệu nhập vào có thể được chỉnh sửa, thêm, xoá:

   + Thêm bản ghi bằng cách bổ sung một hoặc một vài bộ dữ liệu vào bảng

   + Chỉnh sửa dữ liệu là việc thay đổi các giá trị của một vài thuộc tínhcủa một bộ.

   + Xoá bản ghi là việc xoá một hoặc một số bộ của bảng

3. Khai thác CSDL

a) Sắp xếp các bản ghi

• Một trong những việc mà một hệ QTCSDL thường phải thực hiện là tổ chức hoặc cung cấp phư¬ơng tiện truy cập các bản ghi theo một trình tự nào đó.

• Ta có thể hiển thị trên màn hình hay in ra các bản ghi theo trình tự này.

• Các bản ghi có thể được sắp xếp theo nội dung của một hay nhiều trường.

• Ví dụ: Có thể xếp danh sách học sinh theo bảng chữ cái của trường tên (hình 3), hoặc theo thứ tự giảm dần của ngày sinh

b) Truy vấn CSDL

• Truy vấn là một phát biểu thể hiện yêu cầu của người dùng.

• Truy vấn là một dạng lọc, có khả năng thu thập thông tin từ nhiều bảng trong một CSDL quan hệ.

• Để phục vụ được việc truy vấn CSDL, thông thư¬ờng các hệ QTCSDL cho phép nhập các biểu thức hay các tiêu chí nhằm các mục đích sau:

   + Định vị các bản ghi;

   + Thiết lập liên kết giữa các bảng để kết xuất thông tin;

   + Liệt kê một tập con các bản ghi hoặc tập con các trường;

   + Thực hiện các phép toán;

   + Thực hiện các thao tác quản lí dữ liệu khác.

• Hệ QTCSDL quan hệ hỗ trợ việc khai báo truy vấn qua các cửa sổ với hệ thống bảng chọn thích hợp.

• SQL là một công cụ mạnh trong các hệ QTCSDL quan hệ thông dụng hiện nay. Nó cho phép người dùng thể hiện truy vấn mà không cần biết nhiều về cấu trúc CSDL.

c) Xem dữ liệu

Thông thư¬ờng các hệ QTCSDL cung cấp nhiều cách xem dữ liệu:

• Có thể xem toàn bộ bảng, tuy nhiên với những bảng có nhiều trường và kích thước trường lớn thì việc xem toàn bộ bảng khó thực hiện, màn hình chỉ có thể hiển thị một phần của bảng.

• Có thể dùng công cụ lọc dữ liệu để xem một tập con các bản ghi hoặc một số trường trong một bảng.

• Dùng các biểu mẫu phức tạp có thể hiển thị các thông tin có liên quan được kết xuất từ nhiều bảng.

d) Kết xuất báo cáo

• Thông tin trong một báo cáo được thu thập bằng cách tập hợp dữ liệu theo các tiêu chí do người dùng đặt ra.

• Báo cáo thư¬ờng được in ra hay hiển thị trên màn hình theo khuôn mẫu định sẵn.

• Báo cáo có thể xây dựng dựa trên các truy vấn.

• Báo cáo đơn giản là danh sách một bản ghi, có thể phức tạp hơn.