văn bản thông báo có những mục:

+ghi tên tổ chức hoặc cơ quan thông báo(ở phần bên trái)

+quốc hiệu,tiêu ngữ(ở phía bên phải)

+thời gian và địa điểm thông báo

+tên văn bản thông báo

+nội dung cần thông báo có trong văn bản

+nơi nhận

+kí tên và đi đầu đủ họ và tên ở dưới,và người nhận có trách nhiệm với văn bản thông báo đó

Gồm 3 phần:

Phần mở đầu:

 Tên cơ quan chủ quản, đơn vị trực thuộc (ghi góc bên trái)

   - Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa)

   - Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải)

   - Tên văn bản (ghi chính giữa và thường dùng chữ đâm hoặc in hoa)

Nội dung thông báo:

-Kính gửi

-Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện…

Thể thức kết thúc

- Nơi nhận (Ghi phía dưới bên trái)

  - Kí tên và ghi đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi phía dưới bên phải).