Từ ngày 13/02/2020 Thông tư 26/2019/TT-BGDĐT do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 30/12/2019 chính thức có hiệu lực. Thông tư quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

Theo đó, để phục vụ cho công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu ngành và các mục đích khác, Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định:

• Mỗi học sinh, giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục sẽ có 1 mã định danh duy nhất, gồm 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo.
• Trường hợp giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục chuyển công tác, ngừng làm việc, thôi việc sẽ không xóa hồ sơ và mã định danh mà cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử.
• Trường hợp có học sinh nghỉ học, thôi học hoặc chuyển đi sẽ không xóa hồ sơ và mã định danh mà cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử của học sinh.
• Trường hợp tiếp nhận học sinh chuyển đến sẽ cập nhật thông tin trên hồ sơ điện tử của học sinh theo mã định danh đã được cấp.

THÔNG TƯ 26/2019/TT-BGDĐT

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU NGÀNH VỀ GIÁO DỤC MẦM NON, GIÁO DỤC PHỔ THÔNG VÀ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN

Căn cứ Nghị định số 69/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư Quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

2. Thông tư này áp dụng đối với:

a) Sở giáo dục và đào tạo hoặc sở có chức năng quản lý nhà nước về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là sở giáo dục và đào tạo);

b) Phòng giáo dục và đào tạo hoặc phòng có chức năng quản lý nhà nước về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là phòng giáo dục và đào tạo);

c) Cơ sở giáo dục mầm non; Cơ sở giáo dục phổ thông; Trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên (sau đây gọi chung là cơ sở giáo dục);

d) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên là tập hợp dữ liệu số hóa thông tin quản lý về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên và các thông tin liên quan được xây dựng, cập nhật, duy trì phục vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên và cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật. Cơ sở dữ liệu ngành gồm các cơ sở dữ liệu thành phần: Cơ sở dữ liệu về trường học; cơ sở dữ liệu về lớp học; cơ sở dữ liệu về đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục và nhân viên; cơ sở dữ liệu về học sinh; cơ sở dữ liệu về cơ sở vật chất trường học và các cơ sở dữ liệu thành phần khác do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.

2. Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên là hệ thống công nghệ thông tin chuyên ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng, quản lý, sử dụng thống nhất trên toàn quốc, có các chức năng cơ bản phục vụ công tác báo cáo, thu thập, tổng hợp dữ liệu số hóa về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên từ địa phương đến Trung ương. Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành gồm hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên dược thiết lập, vận hành và hoạt động trên Internet tại địa chỉ csdl.moet.gov.vn.

3. Báo cáo dữ liệu giáo dục vào Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành là việc nhập dữ liệu dưới dạng số hóa theo định dạng thống nhất được cung cấp trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành.

4. Mã định danh cho một đối tượng được quản lý trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành là một chuỗi ký tự dùng để định danh cho đối tượng đó trên Cơ sở dữ liệu ngành.

5. Tài khoản trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành gồm hai thông tin chính là tên đăng nhập và mật khẩu được cơ quan có thẩm quyền cấp để đăng nhập, khai thác sử dụng. Có hai loại tài khoản là: Tài khoản quản trị dùng để quản trị Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành theo thẩm quyền của cơ quan, đơn vị và tài khoản khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành. Mỗi cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng sử dụng Cơ sở dữ liệu ngành được cấp một tài khoản quản trị.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

Việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

1. Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, kịp thời, thuận tiện cho khai thác, sử dụng, phục vụ công tác quản lý ngành về giáo dục và đào tạo.

2. Các cơ quan quản lý giáo dục được sử dụng dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu ngành trong phạm vi phân cấp và trách nhiệm quản lý được giao. Các tổ chức khác khai thác và sử dụng dữ liệu theo đúng mục đích và theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 4. Kinh phí bảo đảm cho việc quản lý, vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

1. Kinh phí quản lý, vận hành, bảo trì, mở rộng và nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành được bảo đảm từ nguồn kinh phí chi sự nghiệp, nguồn kinh phí chi đầu tư phát triển và các nguồn vốn nhà nước hợp pháp khác.

2. Kinh phí tổ chức triển khai cơ sở dữ liệu giáo dục của địa phương do ngân sách nhà nước bảo đảm theo phân cấp hằng năm.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 5. Tài khoản quản trị và tài khoản sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

1. Tài khoản quản trị Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo (Cục Công nghệ thông tin) quản lý.

2. Tài khoản quản trị của các sở giáo dục và đào tạo do Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp và quản lý. Sở giáo dục và đào tạo cấp và quản lý tài khoản sử dụng của các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc sở giáo dục và đào tạo.

3. Tài khoản quản trị của các phòng giáo dục và đào tạo do sở giáo dục và đào tạo cấp và quản lý. Phòng giáo dục và đào tạo cấp và quản lý tài khoản sử dụng của các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc phòng giáo dục và đào tạo.

4. Tài khoản quản trị của các cơ sở giáo dục do sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cấp và quản lý. Tài khoản sử dụng của các bộ phận, cá nhân trong cơ sở giáo dục do cơ sở giáo dục cấp và quản lý.

5. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản, bảo mật dữ liệu và quản lý, sử dụng tài khoản theo đúng mục đích, chức năng quy định.

Điều 6. Mã định danh trên Cơ sở dữ liệu ngành

1. Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên Cơ sở dữ liệu ngành là duy nhất, được hình thành từ lần tạo lập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra). Mã định danh phục vụ công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu ngành và các mục đích khác do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.

2. Mã định danh của sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo trên Cơ sở dữ liệu ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo tạo lập. Thông tin mã định danh của sở giáo dục và đào tạo được xác định tại trường dữ liệu “Mã sở”; thông tin mã định danh của phòng giáo dục được xác định tại trường dữ liệu “Mã phòng”.

3. Mã định danh của cơ sở giáo dục do sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cấp từ lần tạo tập đầu tiên trên Cơ sở dữ liệu ngành, về cơ sở giáo dục đó. Thông tin mã định danh của cơ sở giáo dục được xác định tại trường dữ liệu “Mã trường (học)”, có độ dài 20 ký tự và được hình thành theo quy tắc kết hợp mã tỉnh + mã huyện + mã đơn vị. Trường hợp có sự sáp nhập hoặc chia, tách cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý quyết định việc sử dụng mã định danh cho đơn vị mới (sử dụng công cụ trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành để sáp nhập hoặc chia, tách cơ sở giáo dục kèm theo việc cấp mã định danh). Trường hợp cơ sở giáo dục không còn hoạt động, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý chỉ thay đổi thông tin trạng thái của cơ sở giáo dục (không xóa tên và mã định danh của cơ sở giáo dục trên Cơ sở dữ liệu ngành).

4. Mỗi giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục có một mã định danh duy nhất, có độ dài 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo. Trường hợp giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục chuyển công tác, ngừng làm việc, thôi việc, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử (không xóa hồ sơ và mã định danh của giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý giáo dục trên Cơ sở dữ liệu ngành).

5. Mỗi học sinh có một mã định danh duy nhất, có độ dài 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo, Trường hợp học sinh nghỉ học, thôi học, chuyển đi, cơ sở giáo dục nơi có học sinh chuyển đi và sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử của học sinh. Trường hợp tiếp nhận học sinh chuyển đến, cơ sở giáo dục nơi tiếp nhận học sinh chuyển đến và sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật thông tin hồ sơ điện tử theo mã định danh của học sinh (không xóa hồ sơ và mà định danh của học sinh trên Cơ sở dữ liệu ngành).

Điều 7. Quản lý, vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

1. Việc quản lý, vận hành kỹ thuật Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo (Cục Công nghệ thông tin) chịu trách nhiệm thực hiện.

2. Dữ liệu thuộc các cơ sở dữ liệu thành phần trong Cơ sở dữ liệu ngành do các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý.

3. Sở giáo dục và đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi tỉnh/thành phố trong Cơ sở dữ liệu ngành.

4. Phòng giáo dục và đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi quận/huyện trong Cơ sở dữ liệu ngành.

5. Thủ trưởng cơ sở giáo dục chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời về dữ liệu của cơ sở giáo dục đó trong Cơ sở dữ liệu ngành.

Điều 8. Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo (Cục Công nghệ thông tin) cung cấp tài liệu điện tử hướng dẫn sử dụng và các học liệu liên quan phục vụ nhu cầu tập huấn, sử dụng của người dùng tại địa chỉ https://csdl.moet.gov.vn; hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng qua địa chỉ thư điện tử [email protected].

2. Việc tổ chức hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành tại các địa phương do địa phương thực hiện theo điều kiện và nhu cầu.

3. Trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện sự cố kỹ thuật liên quan đến Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành, các sở giáo dục và đào tạo tổng hợp, báo cáo về Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua Cục Công nghệ thông tin) để có biện pháp xử lý kịp thời.

Điều 9. An toàn thông tin

Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành được bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin hệ thống thông tin theo cấp độ và phù hợp các quy định hiện hành và các quy định hiện hành có liên quan.

Điều 10. Báo cáo dữ liệu trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành

1. Nội dung báo cáo, kỳ báo cáo, thời hạn báo cáo dữ liệu trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành được thực hiện theo quy định về chế độ báo cáo thống kê ngành giáo dục và khi có yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Sở giáo dục và đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai báo cáo trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 11. Kết nối, tích hợp dữ liệu với Cơ sở dữ liệu ngành

1. Các phần mềm quản lý ở trường học, các cơ sở dữ liệu về giáo dục ở địa phương (gọi chung là phần mềm quản lý giáo dục ở địa phương) được hỗ trợ kết nối và trao đổi dữ liệu với Cơ sở dữ liệu ngành. Đơn vị chủ trì quản lý phần mềm quản lý giáo dục ở địa phương có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua Cục Công nghệ thông tin) để được hướng dẫn, hỗ trợ kết nối, trao đổi dữ liệu với Cơ sở dữ liệu ngành.

2. Phần mềm quản lý giáo dục ở địa phương phải đáp ứng đầy đủ quy định kỹ thuật về dữ liệu của Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Danh sách các phần mềm quản lý giáo dục ở địa phương đáp ứng quy định kỹ thuật về dữ liệu của Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành, về giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông và đã kết nối trao đổi dữ liệu với Cơ sở dữ liệu ngành sẽ được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Cổng thông tin điện tử của Cục Công nghệ thông tin (Bộ Giáo dục và Đào tạo).

Điều 12. Sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu ngành

1. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu ngành được sử dụng thống nhất, có tính pháp lý trong quản lý nhà nước về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

2. Việc báo cáo, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu ngành được thực hiện thông qua tài khoản được cấp từ Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành hoặc qua kết nối trao đổi dữ liệu trực tiếp từ các phần mềm quản lý giáo dục ở địa phương khi đáp ứng yêu cầu.

3. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu ngành phải tuân thủ các quy định của pháp luật về sở hữu dữ liệu và bảo vệ an toàn thông tin cá nhân.

4. Cơ quan và tổ chức quy định tại Khoản 2 Điều 1 của Thông tư này tham gia báo cáo, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu ngành phải ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng, khai thác thông tin trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu ngành.

5. Sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo, cơ sở giáo dục được quyền khai thác, sử dụng dữ liệu theo phạm vi quản lý trong Cơ sở dữ liệu ngành; thực hiện tiếp nhận và xử lý những góp ý, khiếu nại đối với dữ liệu trong phạm vi quản lý.

6. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được quy định tại Khoản 2 Điều 1 của Thông tư này nếu có nhu cầu sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu ngành có thể đề nghị đơn vị quản lý theo phân cấp cung cấp sử dụng theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo

1. Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị thuộc và trực thuộc tổ chức triển khai Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành theo quy định tại Thông tư này.

2. Chỉ đạo, phân công bộ phận phụ trách công nghệ thông tin làm đầu mối kỹ thuật phụ quản trị phần mềm; hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ sử dụng, quản lý và cấp tài khoản sử dụng cho các đơn vị trong phạm vi quản lý.

3. Chỉ đạo, phân công các phòng/bộ phận chuyên môn phụ trách quản lý, kiểm duyệt và khai thác sử dụng dữ liệu theo quy định.

4. Báo cáo tình hình quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành khi có yêu cầu.

Điều 14. Trách nhiệm của cơ sở giáo dục

1. Tổ chức nhập dữ liệu và báo cáo của đơn vị trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn theo các quy định tại Thông tư này.

2. Báo cáo tình hình triển khai Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành khi có yêu cầu.

Điều 15. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2020.

Điều 16. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Giám đốc các sở giáo dục và đào tạo, Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc đối tượng áp dụng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.