Kính gửi: Công ty……………………..

(Địa chỉ:……………………………………………..)

(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Theo quy định tại………… Hợp đồng này, Công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng,… sau:

Cho Quý công ty trước …giờ ….phút ngày… tháng…. năm……. qua bưu điện.

Và theo quy định tại………….. Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền………….. VNĐ (Bằng chữ:……………. Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản số………………….. Ngân hàng…………….- Chi nhánh……………..

Ngày… tháng…. năm….., công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng………. qua Bưu điện………..

Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/… khi nhận được số hàng hóa/tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/…. với số lượng, chất lượng,… như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện………. vào hồi ….giờ ….phút ngày…. tháng….. năm……. (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai…………. để chứng minh tính chính xác của thông tin này)

Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.

Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!