Quyết định số 838/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành có hiệu lực ngày 29/05/2017. Nghị định quy định một số yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử. Mời bạn đọc tham khảo nội dung bài viết dưới đây.

Quyết định 838/QĐ-BHXH quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008; Luật số 46/2014/QH13 ngày 13 tháng 6 năm 2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật bảo hiểm y tế;

Căn cứ Luật việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Luật an toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị quyết số 93/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội khóa XIII về thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội một lần đối với người lao động;

Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số166/2016/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2017, thay thế Quyết định số 528/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2015 ban hành quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; Quyết định số 1559/QĐ-BHXH ngày 15 tháng 12 năm 2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 528/QĐ-BHXH.

Điều 3. Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 838/QĐ-BHXH ngày 29/5/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Văn bản này hướng dẫn về quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội), bao gồm: đăng ký tham gia giao dịch điện tử; đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; giải quyết, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (gọi chung là bảo hiểm xã hội); giám định và thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế theo quy định tại Nghị định số 166/2016/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

2. Đối tượng áp dụng

Quy trình được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức), cá nhân sử dụng giao dịch điện tử và các tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bao gồm:

a) Các tổ chức, cá nhân đăng ký tham gia giao dịch điện tử và sử dụng giao dịch điện tử trong việc tham gia, đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; giải quyết, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội; giám định và thanh, quyết toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

b) Tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

c) Cơ quan Bưu điện.

d) Bảo hiểm xã hội các cấp.

đ) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Viết tắt và giải thích từ ngữ

1. Các chữ viết tắt

Trong văn bản này, các chữ viết tắt dưới đây được hiểu như sau:

- BHXH: Bảo hiểm xã hội.

- BHYT: Bảo hiểm y tế.

- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp.

- BHXH tỉnh: Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- BHXH huyện: Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

- TNLĐ: Tai nạn lao động.

- BNN: Bệnh nghề nghiệp.

- KCB: Khám bệnh, chữa bệnh.

- Tổ chức I-VAN: Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

- Thông tư số 178/2012/TT-BTC: Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23 tháng 10 năm 2012 về việc Hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam.

- Thông tư số 41/2014/TTLT-BYT-BTC: Thông tư liên tịch số 41/2014/TTLT- BYT-BTC ngày 24 tháng 11 năm 2014 của Liên Quyết định số 595/QĐ-BHXH:Bộ Y tế, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện BHYT.

- Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Quyết định số 636/QĐ-BHXH: Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 4 năm 2016 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy định về hồ sơ, quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH.

- Quyết định số 828/QĐ-BHXH Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 5 năm 2016 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH, BHTN.

- Quyết định số 1515/QĐ-BHXH: Quyết định số 1515/QĐ-BHXH ngày 17 tháng 10 năm 2016 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 5 năm 2016 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH, BHTN.

- Quyết định số 1399/QĐ-BHXH: Quyết định số 1399/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy định về tổ chức thực hiện BHYT trong khám bệnh, chữa bệnh.

- Quyết định số 1133/QĐ-BHXH: Quyết định số 1133/QĐ-BHXH ngày 16 tháng 10 năm 2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam.

- Quyết định số 1055/QĐ-BHXH: Quyết định số 1055/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 7 năm 2016 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam.

2. Giải thích từ ngữ

a) Hệ thống quản lý thông tin: là hệ thống tự động tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân sử dụng giao dịch điện tử và các tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH; quản lý, xử lý thông tin nghiệp vụ ngành BHXH theo quy định.

b) Phần mềm kê khai: là phần mềm hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai giao dịch điện tử lĩnh vực BHXH, đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của BHXH Việt Nam.

c) Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam: là điểm truy cập duy nhất trên môi trường mạng để nhận, truyền thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH với tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử.

d) Thời hạn nhận thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả: là khoảng thời gian tối đa 02 giờ trong ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của tổ chức, cá nhân, cơ quan BHXH kiểm tra, gửi thông báo chấp nhận giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử hoặc gửi thông báo hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định mẫu số 03/TB-GDĐT đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của tổ chức, cá nhân.

Điều 3. Chứng từ BHXH điện tử

1. Các loại chứng từ BHXH điện tử

a) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.

b) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:

- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;

- Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;

- Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.

2. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.

3. Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH.

Điều 4. Sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử

1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.

2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử.

Điều 5. Hệ thống quản lý thông tin

1. Nhận hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân; kiểm tra, đối chiếu thông tin của tổ chức, cá nhân

a) Đối với tổ chức

- Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng hình thức giao dịch điện tử của tổ chức: mã số thuế, mã đơn vị, mã cơ quan BHXH đã đăng ký;

- Hệ thống quản lý thông tin tự động, kiểm tra thông tin chứng thư trên chữ ký điện tử của tổ chức sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử, gồm các nội dung:

+ Kiểm tra nhà cung cấp: nhà cung cấp chứng thư số phải nằm trong danh sách các nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyển cấp phép;

+ Kiểm tra hạn của chứng thư, so sánh chứng thư số với thông tin đã đăng ký;

+ Kiểm tra danh sách chứng thư không hợp lệ của nhà cung cấp: Chứng thư của tổ chức không được nằm trong danh sách chứng thư không hợp lệ do nhà cung cấp thông báo;

+ Kiểm tra chữ ký số của các nhà I-VAN.

b) Đối với cá nhân

- Hệ thống tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng hình thức giao dịch điện tử của cá nhân: mã số BHXH, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại di động và mã cơ quan BHXH đã đăng ký;

- Hệ thống tự động kiểm tra mã xác thực giao dịch điện tử BHXH của cá nhân sau khi tiếp nhận hồ sơ BHXH điện tử, gồm các nội dung sau:

+ Mã xác thực phải được gửi từ Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam qua “tin nhắn” đến số điện thoại di động hoặc địa chỉ thư điện tử của cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH;

+ Mã xác thực chỉ được dùng một lần cho mỗi giao dịch và sẽ hết hạn trong thời hạn nhất định kể từ khi được yêu cầu cấp mã xác thực hoặc yêu cầu cấp lại mã xác thực.

- Hệ thống tự động kiểm tra thông tin tại Thông báo thay đổi thông tin của cá nhân với dữ liệu cá nhân lưu tại hệ thống, cập nhật thông tin: giới tính, số điện thoại di động, số điện thoại người thân khi cần liên lạc, địa chỉ cư trú ngay sau khi người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng xác thực vào hệ thống.

2. Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

Khi hồ sơ giao dịch điện tử được gửi tới Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi Thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ điện tử.

3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Điều 6. Bảo mật thông tin

Việc gửi, truyền, nhận, trao đổi thông tin về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải được bảo mật theo Luật công nghệ thông tin, Luật giao dịch điện tử và các quy định khác của pháp luật. Các tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có trách nhiệm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu điện tử; có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, an toàn của hệ thống.

Tải file Doc hoặc PDF để tham khảo nội dung chi tiết