Từ ngày 15/09/2020, Nghị định 87/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 28/07 chính thức có hiệu lực. Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Theo đó, việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy trình sau:

• Người có yêu cầu ĐKHT trực tuyến truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn (Xem cách đăng ký tài khoản tại đây).
• Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu ĐKHT trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ theo quy định.
• Nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật.

NGHỊ ĐỊNH 87/2020/NĐ-CP

QUY ĐỊNH VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Nghị định này quy định về việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch; đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Đối tượng áp dụng của Nghị định là các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước ở trung ương; Ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là Cơ sở dữ liệu được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện từ dùng chung.

2. Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ, bao gồm phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và các phần mềm ứng dụng, dịch vụ do Bộ Tư pháp xây dựng, thiết kế, cung cấp cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch để đăng ký hộ tịch, xây dựng, cập nhật, số hóa, chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung được kết nối với Hệ thống thông tin một cửa điện từ cấp tỉnh; thông qua Hệ thống thông tin một cửa điện từ cấp tỉnh kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết, theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết và kết quả giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được thực hiện thông qua phương thức đăng ký trực tuyến.

3. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Sở Tư pháp), Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Phòng Tư pháp).

4. Họ tên bao gồm họ, tên và chữ đệm (nếu có).

Điều 3. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm:

a) Các thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi cư trú, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, mối quan hệ với người được khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh;

b) Các thông tin hộ tịch của cá nhân là công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú khai sinh): họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người được ghi chú khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được ghi chú khai sinh; tên loại giấy tờ, số, ngày, tháng, năm cấp, tên cơ quan, tên quốc gia cấp giấy tờ hộ tịch là cơ sở ghi chú khai sinh; thông tin về người đi đăng ký khai sinh; họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu ghi chú khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh;

c) Các thông tin hộ tịch khác của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật tiếp tục được cập nhật vào thông tin hộ tịch của cá nhân đã được xác lập theo quy định tại điểm a, điểm b khoản này, gồm: thông tin về việc đăng ký kết hôn; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

d) Bản quét hoặc bản chụp trang Sổ hộ tịch tương ứng đối với thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

2. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xác lập từ các nguồn sau:

a) Thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

b) Thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa từ Sổ hộ tịch;

c) Thông tin được kết nối, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

d) Thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ được thiết lập trước đây.

Điều 4. Nguyên tắc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ được xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác; duy trì hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

3. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin.

4. Việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến phải tuân thủ Luật Hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành; các quy định pháp luật về kiến trúc Chính phủ điện từ Việt Nam; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo đảm bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 5. Những hành vi không được làm

1. Cung cấp thông tin không đúng sự thật khi đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Truy cập trái phép vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không đúng quy định, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

3. Phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Chương II

XÂY DỰNG, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 6. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm các hoạt động:

a) Bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin;

b) Thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu;

c) Triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

d) Thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu;

đ) Lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho Cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu;

e) Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu;

h) Các hoạt động khác theo quy định pháp luật.

2. Thiết kế cấu trúc hệ thống của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ phải đáp ứng chuẩn về cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ thông tin và định mức kinh tế - kỹ thuật; có tính tương thích, khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin và khả năng mở rộng các trường dữ liệu trong thiết kế hệ thống và phần mềm ứng dụng; bảo đảm việc mở rộng, nâng cấp, phát triển.

Điều 7. Cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

2. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu

a) Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung cập nhật dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc nhận được thông tin thông qua hệ thống điện tử về việc biến động thông tin hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong trường hợp thông tin hộ tịch có biến động chưa được cập nhật thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, ghi chú thông tin hộ tịch có biến động vào Sổ hộ tịch tương ứng ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin sau 15h00 thì thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan mình; cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.

Điều 8. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

2. Bộ Tư pháp khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với tất cả các trường hợp có thông tin hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; triển khai việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

3. Bộ Ngoại giao khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

4. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn theo quy định pháp luật.

5. Cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp thông tin hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để phục vụ quản lý nhà nước thì gửi yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này.

6. Cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin hộ tịch của mình trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì gửi yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch tới cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Tuân thủ quy định pháp luật hộ tịch và các quy định pháp luật hiện hành về sử dụng thông tin trên mạng; khai thác và sử dụng dữ liệu trong môi trường mạng; bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch phải trả phí theo quy định pháp luật.

Điều 10. Kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương

1. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thực hiện thông qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cung cấp các thông tin hộ tịch sau của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:

a) Thông tin khi đăng ký khai sinh, bao gồm: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, quốc tịch của người được đăng ký khai sinh; họ tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân, nơi cư trú của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; nơi đăng ký khai sinh;

b) Thông tin về tình trạng hôn nhân, bao gồm: thông tin đăng ký kết hôn; thông tin ghi vào sổ việc thay đổi tình trạng hôn nhân theo Bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

c) Thông tin về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

d) Thông tin về đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ;

đ) Thông tin về việc tuyên bố mất tích, hủy tuyên bố mất tích, tuyên bố chết hoặc hủy tuyên bố chết;

e) Thông tin đăng ký khai tử.

3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp các thông tin sau cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

a) Số định danh cá nhân ngay tại thời điểm việc đăng ký khai sinh được thực hiện trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

b) Thông tin về: họ tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân, nơi đăng ký khai sinh, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, tình trạng hôn nhân, nơi thường trú, nơi ở hiện tại, ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích; họ tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân, dân tộc, quốc tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng, người đại diện hợp pháp của cá nhân sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, đã được thu thập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đối chiếu, cập nhật thông tin hộ tịch.

4. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương được thực hiện mặc định theo quy định pháp luật về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, trên cơ sở thống nhất giữa Bộ Tư pháp với cơ quan chủ quản về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu kết nối, trách nhiệm của các bên trong việc bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

Điều 11. Quy trình kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

1. Khi thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam, thông tin theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 10 của Nghị định này được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chuyển sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ cấp số định danh cá nhân, trả kết quả cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và lưu thông tin công dân vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thông tin chỉ được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi không bị trùng lặp.

2. Sau khi thực hiện xong các việc đăng ký hộ tịch làm thay đổi thông tin khai sinh của cá nhân, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ chuyển các thông tin theo quy định tại các điểm b, c, d, đ và e khoản 2 Điều 10 của Nghị định này cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cập nhật.

3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp thông tin theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định này cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch từ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, thông qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

4. Bộ Tư pháp, Bộ Công an có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kiểm tra, xác minh, bảo đảm thống nhất các thông tin giữa hai Cơ sở dữ liệu, bảo đảm hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của cá nhân theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Luật hộ tịch.

Chương III

ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN, QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH, VĂN BẢN XÁC NHẬN THÔNG TIN HỘ TỊCH

Điều 12. Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện từ các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

2. Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

3. Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ:

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết;

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch;

c) Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật và nộp phí, lệ phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

d) Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

4. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây:

a) Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

b) Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;

c) Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;

d) Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.

5. Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức quy định tại điểm d khoản 4 Điều này. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Đối với các việc hộ tịch mà người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, bao gồm: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều này nhưng phải thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định trước khi nhận kết quả.

Trường hợp phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ không phải là giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã có bản sao điện tử giấy tờ hoặc đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì không phải nộp, xuất trình.

6. Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, cung cấp thông tin hộ tịch hoặc nguồn tra cứu thông tin hộ tịch của cá nhân, có giá trị như giấy tờ hộ tịch. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu.

Điều 13. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

1. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.

2. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của mình; cơ quan, tổ chức có yêu cầu khai thác nhiều thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.

3. Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Điều 14. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện thống kê số liệu đăng ký hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để phục vụ công tác quản lý.

2. Trường hợp cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp số liệu thống kê về đăng ký hộ tịch phục vụ hoạt động quản lý nhà nước thì gửi văn bản đến cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này.

Điều 15. Quản lý Sổ hộ tịch

1. Sổ hộ tịch được sử dụng cho các năm đăng ký tiếp theo cho đến khi hết sổ. Khi hết sổ mà chưa hết năm, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc khóa sổ theo quy định của khoản 3 Điều 11 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

2. Trường hợp thực hiện việc đăng ký hộ tịch làm thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân không phải tại cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây thì sau khi thực hiện việc cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định này, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm gửi thông báo tới cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch trước đây để ghi chú nội dung thay đổi vào Sổ hộ tịch tương ứng.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 16. Trách nhiệm của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi quản lý của mình có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan để tổ chức vận hành liên tục, ổn định, thông suốt Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn vật lý, môi trường, trật tự an toàn xã hội tại khu vực có trụ sở cơ quan, khu vực lưu giữ trang thiết bị, dữ liệu phục vụ cho việc vận hành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

c) Thực hiện định kỳ rà soát, đề xuất phương án nâng cấp, phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phù hợp với nhu cầu thực tế tại từng cơ quan.

2. Bộ Tư pháp ngoài trách nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này, còn có trách nhiệm:

a) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh mạng, an toàn hệ thống thông tin đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Thực hiện các biện pháp sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, có thiết bị dự phòng bảo đảm hệ thống máy tính, mạng, trang thiết bị và phần mềm ứng dụng phục vụ cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoạt động liên tục, bảo đảm khả năng khôi phục hệ thống, không bị gián đoạn do các sự cố kỹ thuật;

c) Ban hành và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hiệu quả, đúng quy định pháp luật.

Điều 17. Quản lý tài khoản người dùng

1. Bộ Tư pháp quản lý tài khoản người dùng trên toàn hệ thống; cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản, phân quyền truy cập Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung cho người dùng tại Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Sở Tư pháp.

2. Bộ Ngoại giao quản lý tài khoản, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người dùng là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự được giao thực hiện công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện theo phân quyền của Bộ Tư pháp.

3. Sở Tư pháp quản lý tài khoản, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người dùng là công chức làm công tác hộ tịch tại các Phòng Tư pháp, công chức tư pháp hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 72 của Luật Hộ tịch, theo đề nghị của Phòng Tư pháp.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản chịu trách nhiệm quản lý các tài khoản được cấp tại cơ quan, đơn vị mình.

5. Người dùng được cấp tài khoản có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản theo quy định pháp luật về an toàn thông tin; trường hợp nghi ngờ hoặc phát hiện bị lộ thông tin tài khoản phải liên hệ ngay với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài khoản để xử lý.

Điều 18. Sao lưu, phục hồi, bảo đảm an toàn Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được sao lưu dự phòng thường xuyên, liên tục, bảo đảm tính cập nhật và toàn vẹn dữ liệu.

2. Trong trường hợp cần thiết, Bộ Tư pháp sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được sao lưu dự phòng để phục hồi dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông tin cho các cơ quan đăng ký hộ tịch có liên quan để kiểm tra, rà soát, bổ sung, điều chỉnh, bảo đảm thống nhất dữ liệu.

3. Bộ Tư pháp có trách nhiệm xác định cấp độ an toàn hệ thống thông tin đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống thông tin phù hợp với cấp độ theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Điều 19. Trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp trực tiếp quản lý nhà nước đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; các văn bản hướng dẫn việc xây dựng, khai thác, sử dụng, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ vận hành liên tục, ổn định, đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 4 của Nghị định này.

3. Xây dựng và trình Chính phủ xem xét, phê duyệt hoặc xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền việc nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

5. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc cập nhật dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ.

6. Thực hiện việc kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khác theo quy định pháp luật.

7. Cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo thẩm quyền; có văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn giải quyết kịp thời các vướng mắc liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ để đăng ký hộ tịch trên phạm vi toàn quốc.

8. Khắc phục hoặc chỉ đạo khắc phục khi phát hiện có sai sót trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 20. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

1. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về hộ tịch và thực hiện quy định của Nghị định này tại Cơ quan đại diện.

2. Bảo đảm kinh phí, nguồn lực và các điều kiện an toàn cho hoạt động đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện.

3. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch tại Bộ Ngoại giao và các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp tổng hợp, báo cáo Chính phủ theo quy định.

Điều 21. Trách nhiệm của Bộ Tài chính

1. Hướng dẫn việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí quy định tại khoản 2 Điều 9 của Nghị định này.

2. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc lập dự toán, cấp kinh phí thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất, bảo đảm kinh phí cho việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử từ ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 22. Trách nhiệm của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước khác ở trung ương

1. Bộ Công an phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bảo đảm an ninh mạng, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bảo đảm an toàn, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bố trí nguồn vốn phù hợp cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, chia sẻ các dữ liệu liên quan phục vụ việc thống kê, công bố các chỉ tiêu thống kê quốc gia, ngành về sinh, tử, kết hôn.

4. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước khác ở trung ương phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc kết nối, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định; cung cấp thông tin, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh các thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu do bộ, ngành quản lý trong trường hợp không thống nhất với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm an toàn và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định pháp luật khi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

........

Tải file tài liệu để xem thêm nội dung chi tiết