Ngày 30/12/2021, Bộ GD&ĐT ban hành Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT ngày 30/12/2021 về cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo. Trong đó, quy định mã định danh giáo viên, học sinh, sinh viên sử dụng thống nhất ở tất cả cấp học.

Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là duy nhất, được hình thành từ lần nhập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra), được dùng thống nhất, xuyên suốt ở tất cả các cấp học.

1. Mã định danh cá nhân

Mã số định danh cá nhân là một dãy số tự nhiên gồm 12 chữ số, trong đó 6 số đầu là mã tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc mã quốc gia nơi công dân đăng ký khai sinh, mã thế kỷ sinh, mã giới tính và mã năm sinh của công dân; 6 số còn lại là khoảng số ngẫu nhiên. Mã số này sẽ gắn liền với cá nhân từ khi sinh ra cho đến khi cá nhân đó chết đi, không thay đổi và không trùng lặp với số định danh cá nhân của người khác.

Số định danh cá nhân do Bộ Công an thống nhất quản lý trên toàn quốc và cấp cho công dân Việt Nam. Mã số này sẽ được bảo mật hoàn toàn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Mã định danh học sinh là gì?

Mã định danh học sinh là mã số định danh cá nhân cho các em học sinh. Mã định danh học sinh được dùng trong công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo và các mục đích khác do Bộ GD&ĐT quy định.

3. Mã định danh trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 2 Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT, mã định danh cho một đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT là một chuỗi ký tự dùng để định danh duy nhất cho đối tượng đó trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT.

4. Mã định danh học sinh, sinh viên sử dụng thống nhất ở tất cả cấp học

Căn cứ theo Điều 10 Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT, mã định danh trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT được quy định như sau:

• Bộ GD&ĐT quy định mã định danh các đối tượng quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo sử dụng thống nhất trong ngành giáo dục bao gồm: Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT, cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng sư phạm, giáo viên, giảng viên, cán bộ quản lý giáo dục, nhân viên và người học.
• Mã định danh của cơ sở giáo dục do sở GD&ĐT hoặc phòng GD&ĐT trực tiếp quản lý cấp từ lần tạo lập thông tin đầu tiên về cơ sở giáo dục đó trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT.
• Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là duy nhất, được hình thành từ lần nhập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra), được dùng thống nhất, xuyên suốt ở tất cả các cấp học.

Chính vì vậy mỗi học sinh, sinh viên sẽ có 01 mã định danh sử dụng thống nhất ở tất cả cấp học.

Mã định danh phục vụ công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo và các mục đích khác do Bộ GD&ĐT quy định.

• Trường hợp cơ sở giáo dục không còn hoạt động, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý chỉ thay đổi thông tin trạng thái của cơ sở giáo dục, không xóa mã định danh và hồ sơ trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.
• Trường hợp giáo viên, giảng viên, cán bộ quản lý và nhân viên chuyển công tác, ngưng làm việc hoặc thôi việc, cơ sở giáo dục cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử, không xóa hồ sơ và mã định danh trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.
• Trường hợp người học tạm dừng học, thôi học, chuyển đi, cơ sở giáo dục và các cơ quan liên quan chỉ cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử của người học, không xóa hồ sơ trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

Ngoài ra, không quy định mã định danh các đối tượng quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo sử dụng thống nhất trong ngành giáo dục, đồng thời dùng thống nhất, xuyên suốt ở tất cả các cấp học.)