Trước khi tiến hành kê khai, hạch toán hóa đơn thì kế toán cần phải tra cứu hóa đơn để xem hóa đơn đó có hợp lệ, hợp pháp hay không rồi mới tiến hành làm các thủ tục khác. Trong bài viết này, Download.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tra cứu hóa đơn hợp lệ thông qua website của tổng cục thuế một cách đơn giản và nhanh gọn nhất.

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn hợp lệ

Các loại hóa đơn hợp lệ

Có tổng cộng 4 loại hóa đơn hợp lệ được lưu hành gồm có:

• Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT)
• Hóa đơn bán hàng (mẫu số 02GTTT)
• Hóa đơn khác dành cho tổ chức cá nhân trong khu phi thuế quan (mẫu số 07KPTQ)
• Các loại chứng từ được quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho, phiếu thu cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng... (mẫu số 03XKNB và 04HGDL)

Các hình thức hóa đơn hợp lệ

• Hóa đơn tự in: Do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử: Là tập hợp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn đặt in: Là loại hóa đơn được các tổ chức kinh doanh đặt in hoặc do các cơ quan thuế đặt in để cung cấp cho các doanh nghiệp, cá nhân.

Cách tra cứu một hóa đơn hợp lệ trên hệ thống

Đầu tiên, các bạn cần truy cập vào website của tổng cục thuế tại địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ sau đó chọn Thông tin hóa đơn, biên lai -> Hóa đơn -> Tra cứu một hóa đơn.

Tiếp theo, hãy điền đầy đủ thông tin vào các ô trống (Những ô có dấu * là bắt buộc phải điền) gồm có:

• Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ
• Mẫu số
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Hóa đơn bưu chính viễn thông: Nếu tra cứu hóa đơn bưu chính viễn thông, điện... thì hãy tích vào dòng này
• Nhập mã xác thực: Điền mã xác thực xuất hiện ở dòng Mã xác thực

Sau khi đã điền xong, hãy nhấn nút Tìm kiếm.

Nếu sau khi đã nhập chính xác các mục và kết quả trả về có đầy đủ thông tin như thông tin người bán hàng, thông tin hóa đơn, doanh nghiệp in... thì bạn hãy yên tâm là hóa đơn đó đã hợp lệ rồi nhé.

Nếu thông tin trả về trống hoặc thiếu ví dụ như hiển thị thông tin về người bán mà không có thông tin về hóa đơn -> hóa đơn chưa được thông báo phát hành... Bạn cần kiểm tra lại với người bán hàng.

Trên đây là cách tra cứu hóa đơn hợp lệ và thông tin về hóa đơn. Chúc các bạn thực hiện thành công!