Mặc định, bảo vệ một trang tính trong Microsoft Excel sẽ khóa toàn bộ ô để không ai có thể chỉnh sửa chúng. Để cho phép sửa một số ô, trong khi khóa các ô còn lại, người dùng có thể mở khóa tất cả ô. Bạn có thể chỉ khóa các ô, phạm vi nhất định trước khi bảo mật worksheet và tùy chọn cho phép người nào đó chỉ được chỉnh sửa dữ liệu trong phạm vi nhất định ở sheet được bảo vệ.
Chỉ khóa các ô, phạm vi nhất định trong worksheet được bảo vệ
Hãy làm theo những bước sau:
1. Nếu worksheet đó được bảo vệ, hãy làm như sau:
a. Trên tab Review, click Unprotect Sheet (ở nhóm Changes).
Click Protect Sheet khi muốn bảo vệ một trang tính.
b. Nếu được nhắc, hãy nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính đó.
2. Chọn toàn bộ worksheet bằng cách click Select All.
3. Trên tab Home, click trình mở popup Format Cell Font. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Shift+F hoặc Ctrl+1.
4. Trong popup Format Cells, ở tab Protection, bỏ tích box Locked, rồi click OK.
Hành động này mở khóa toàn bộ ô trên worksheet khi bạn bảo vệ worksheet đó. Giờ bạn có thể chọn các ô muốn khóa.
5. Trên worksheets, chỉ chọn các ô muốn khóa.
6. Mở lại cửa sổ popup Format Cells lần nữa (Ctrl+Shift+F).
7. Giờ trên tab Protection, tích ô Locked và click OK.
8. Trên tab Review, click Protect Sheet.
9. Trong danh sách Allow all users of this worksheet to, chọn nhân tố muốn người dùng có thể thay đổi.
Thông tin chi tiết về các nhân tố trong bảng tính của Microsoft Excel:
| Bỏ tích ô | Để ngăn người dùng |
| Select locked cells | Di chuyển con trỏ tới các ô bị khóa được chọn trên tab Protection của box Format Cells. Mặc định, người dùng được phép chọn các ô đã khóa. |
| Select unlocked cells | Di chuyển con trỏ tới các ô đã bỏ khóa trên tab Protection của box Format Cells. Mặc định, người dùng có thể chọn các ô đã mở khóa và nhấn phím TAB để di chuyển giữa các ô đã mở khóa trên trang tính được bảo vệ. |
| Format cells | Thay đổi bất kỳ tùy chọn trong Format Cells hoặc Conditional Formatting. Nếu đã áp dụng các định dạng có điều kiện trước khi bảo vệ worksheet, định dạng liên tục thay đổi khi người dùng nhập một giá trị thỏa mãn một điều kiện khác. |
| Format columns | Sử dụng bất kỳ các lệnh định dạng cột, bao gồm thay đổi độ rộng hoặc ẩn cột (tab Home, nhóm Cells, nút Format). |
| Format rows | Dùng bất kỳ các lệnh định dạng hàng, bao gồm thay đổi chiều cao, ẩn hàng. |
| Insert columns | Chèn cột. |
| Insert rows | Chèn hàng. |
| Insert hyperlinks | Chèn siêu liên kết, ngay cả trong các ô đã mở khóa. |
| Delete columns | Xóa cột: Nếu xóa các cột được bảo vệ và chèn các cột không được bảo vệ, người cùng có thể chèn cột mà họ không thể xóa. |
| Delete rows | Xóa hàng: Nếu xóa các hàng được bảo vệ và chèn hàng không được bảo vệ, người dùng có thể chèn hàng mà họ không thể xóa. |
| Sort | Dùng lệnh bất kỳ để phân loại dữ liệu (tab Data, nhóm Sort & Filter). Người dùng không thể phân loại phạm vi chứa các ô đã khóa trên một trang tính được bảo vệ ở mọi thiết lập. |
| Use AutoFilter | Dùng các mũi tên thả xuống để thay đổi bộ lọc trên phạm vi khi áp dụng AutoFilters. Người dùng không thể áp dụng hay loại bỏ AutoFilters trên một worksheet được bảo vệ ở mọi cài đặt. |
| Use PivotTable reports | Định dạng, thay đổi bố cục, làm mới hay chỉnh sửa báo cáo PivotTable hoặc tạo các báo cáo mới. |
| Edit objects | Thực hiện một trong số những thao tác sau:
|
| Edit scenarios | Xem các trường hợp mà bạn đã ẩn, thực hiện thay đổi cho những trường hợp bạn đã chặn thay đổi và xóa chúng. Người dùng có thể thay đổi các giá trị trong những ô đó. Nếu ô đó không được bảo vệ, hãy thêm trường hợp mới. |
Các thành phần trên trang tính của biểu đồ
| Chọn box | Để ngăn người dùng |
| Contents | Thay đổi mục trong biểu đồ như chuỗi dữ liệu, trục và chú giải. Biểu đồ liên tục phản ánh các thay đổi được thực hiện trên dữ liệu nguồn. |
| Objects | Thực hiện thay đổi tới các đối tượng đồ họa, bao gồm hình dạng, text box và các điều khiển - trừ khi bạn mở khóa các đối tượng trước khi bảo vệ sheet biểu đồ. |
10. Trong ô Password to unprotect sheet, nhập mật khẩu cho bảng tính, click OK, rồi gõ lại mật khẩu để xác nhận nó.
- Mật khẩu tùy chọn. Nếu không đặt mật khẩu, mọi người dùng đều có thể mở khóa trang tính đó và thay đổi các nhân tố được bảo vệ.
- Đảm bảo bạn chọn mật khẩu dễ nhớ bởi nếu mất mật khẩu, bạn sẽ không có quyền truy cập các nhân tố được bảo vệ trên worksheet.
Mở khóa các phạm vi trên worksheet được bảo vệ để người dùng chỉnh sửa
Để cấp quyền chỉnh sửa vùng cho người dùng trong worksheet được bảo vệ, máy tính của bạn phải chạy Windows XP trở lên nằm trong một domain. Thay vì sử dụng các quyền cần domain, bạn cũng có thể chọn đặt mật khẩu cho một phạm vi.
1. Chọn worksheet bạn muốn bảo vệ.
2. Trên tab Review, trong nhóm Changes, click Allow Users to Edit Ranges.
Lệnh này chỉ có sẵn khi worksheet không được bảo vệ.
3. Hãy thực hiện một trong những việc sau:
- Để thêm một phạm vi có thể chỉnh sửa mới, click New.
- Để chỉnh sửa một phạm vi có thể chỉnh sửa hiện tại, chọn nó trong Ranges unlocked by a password when sheet is protected > click Modify.
- Để xóa một phạm vi có thể chỉnh sửa, chọn nó trong Ranges unlocked by a password when sheet is protected, rồi click Delete.
4. Ở box Title, nhập tên phạm vi bạn muốn mở khóa.
5. Trong Refers to cells, nhập dấu bằng (=), rồi gõ tham chiếu phạm vi bạn muốn mở khóa.
Bạn cũng có thể click nút Collapse Dialog, chọn phạm vi trong worksheet, rồi click Collapse Dialog lần nữa để trở về box hội thoại.
6. Để truy cập bằng mật khẩu, trong box Range password, nhập mật khẩu cho phép bạn vào phạm vi đó.
Bạn tùy chọn đặt mật khẩu khi định sử dụng các quyền truy cập. Dùng mật khẩu cho phép bạn thấy danh tính của những ai có quyền chỉnh sửa phạm vi.
7. Để cấp quyền truy cập, click Permissions, rồi click Add.
8. Trong Enter the object names to select (examples), nhập tên người dùng bạn muốn cho phép chỉnh sửa hành vi.
Muốn biết tên người dùng nên nhập như thế nào, click examples. Để xác thực tên chính xác, click Check Names.
9. Click OK.
10. Để chọn quyền cho người dùng bạn chọn, trong Permissions, chọn hoặc bỏ tích Allow hay Deny, rồi click Apply.
11. Click OK 2 lần. Nếu được nhắc nhập mật khẩu, hãy làm theo.
12. Trong box Allow Users to Edit Ranges, click Protect Sheet.
13. Trong danh sách Allow all users of this worksheet to, chọn các nhân tố bạn muốn người dùng có thể thay đổi.
14. Trong Password to unprotect sheet, nhập mật khẩu, click OK, rồi gõ lại mật khẩu để xác nhận nó.
- Tùy chọn mật khẩu. Nếu không cung cấp mật khẩu, mọi người dùng đều có thể bỏ bảo vệ trang tính đó và thay đổi các nhân tố liên quan.
- Đảm bảo bạn chọn mật khẩu dễ nhớ. Nếu mất mật khẩu, bạn không thể xem các nhân tố được mã hóa trong bảng tính.
- Nếu một ô thuộc về nhiều phạm vi, người dùng có thẩm quyền sẽ chỉnh sửa được bất kỳ phạm vi có thể thay đổi trong ô.
- Nếu ai đó cố gắng sửa nhiều ô cùng lúc khi họ có quyền chỉnh sửa một số ô, không phải toàn bộ ô, người đó sẽ được nhắc sửa lần lượt từng ô.
