Giấy xác nhận dân sự là mẫu xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú đối với công dân về lý lịch, việc thực hiện các nghĩa vụ công dân, chấp hành pháp luật, các tiền án, tiền sự (nếu có) trong khoảng thời gian cư trú, do địa phương quản lý.

Đơn xin xác nhận dân sự hiện không được văn bản pháp luật ghi nhận về thủ tục cấp (cơ quan có thẩm quyền cấp, thời hạn cấp,…) cũng như mẫu và giá trị hiệu lực. Tuy nhiên xuất phát từ nhu cầu thực tế trong rất nhiều trường hợp, việc xin giấy xác nhận dân sự là cần thiết, nhằm thực hiện các hồ sơ, giao dịch như:

• Sinh viên được nhà trường yêu cầu xin xác nhận dân sự để thực hiện thủ tục tốt nghiệp, xác nhận thời gian hoạt động hè không có hành vi vi phạm pháp luật,…
• Người lao động được yêu cầu xin giấy xác nhận dân sự nhằm đảm bảo khía cạnh chấp hành tốt nghĩa vụ công dân, chính sách của Đảng, nhà nước trước khi vào công ty, trong hồ sơ xin việc.
• Công dân khi muốn nhập cảnh vào quốc gia khác theo quy định của pháp luật quốc gia, để xin visa ngoài phải chứng minh được về tình trạng tài chính, ngoại ngữ,… còn phải chứng minh khía cạnh đạo đức, chấp hành nghĩa vụ công dân.

1. Giấy xác nhận dân sự là gì?

Giấy xác nhận dân sự được sử dụng với mục đích chứng minh về lý lịch cá nhân sử dụng để làm hồ sơ học tập hay xin việc tại một nơi nào đó. Hiện nay, những mẫu đơn xin xác nhận dân sự được yêu cầu khá phổ biến, là một trong những nội dung cần thiết để xác nhận nhân sự tham gia vào các giao dịch dân sự, các môi trường yêu cầu nhân thân trong sạch, chứng minh một phần nhân thân về việc chấp hành pháp luật.

2. Mẫu giấy xác nhận dân sự

Giấy xác nhận dân sự - Mẫu 1

Giấy xác nhận dân sự - Mẫu 2

3. Cách viết đơn xin xác nhận dân sự

Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách viết đơn xin xác nhận dân sự:

1. Thông tin gia đình

Ngoài ra còn có thêm những thông tin xung quanh như : thông tin của gia đình, bao gồm thông tin của bố, mẹ và thông tin về chồng vợ.  Tất cả những nguồn thông tin đó được viết và liệt kê theo: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở, nghề nghiệp và cách thức liên hệ.

2. Nguyện vọng người làm đơn

• Phần cuối cùng của giác xác nhận nhân sự là Nguyện vọng của người làm đơn.
• Người lao động cần trình bày lí do, nguyện vọng xin giấy xác nhận nhân sự và cam kết những thông tin đã khai trên là đúng sự thật, đồng thời cũng xác nhận bản thân người làm đơn sẽ không vi phạm pháp luật và quy định địa phương nơi đang sống và làm việc. Nếu như những thông tin có sai sót hoặc sửa đổi, người lao động cần nhanh chóng thay đổi và sửa chữa để tránh mất thời gian về thủ tục giấy tờ.
• Sau đó, kí rõ ràng họ tên và gửi tới công an địa phương xin xác nhận và cho dấu cùng với chữ kí.

4. Hồ sơ xin giấy xác nhận dân sự

Hiện nay, trong các văn bản pháp luật chưa có quy định nào ghi nhận rõ về việc xin giấy xác nhận dân sự. Tuy nhiên, dựa vào việc tiếp xúc thực tế tại cơ quan ở tỉnh, thành phố chúng tôi sẽ giới thiệu về hồ sơ cần chuẩn bị những giấy tờ cụ thể như sau:

• Đơn xin xác nhận dân sự: Cần ghi rõ các thông tin cần thiết gồm họ tên người xin xác nhận, địa chỉ nơi thường trú, họ tên của bố mẹ, địa chỉ thường trú của bố mẹ, họ tên và địa chỉ thường trú của vợ hoặc chồng, cam đoan thông tin là đúng chính xác và ký rõ họ và tên.
• Giấy tờ như căn cước công dân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu còn giá trị hiệu lực).
• Sổ hộ khẩu/ sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác ghi nhận thông tin chứng minh cá nhân đó cư trú ở địa phương đó.

5. Xin giấy Xác nhận dân sự ở đâu ?

Thông thường, cá nhân sẽ gửi Đơn xin xác nhận dân sự thường đến cho cơ quan công an cấp xã vì cơ quan này có nhiệm vụ, chức năng nắm tình hình, xác minh và kiểm tra an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã. Dựa trên nội dung mà cá nhân muốn xác nhận được ghi trong Đơn xin xác nhận dân sự, cơ quan công an sẽ tiến hành xác nhận vụ việc dân sự của cá nhân. Do đó, việc soạn thảo Đơn xin xác nhận dân sự làm sao cho đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích có vai trò nhất định trong việc vừa giúp cá nhân muốn xác nhận dân sự trình bày, thể hiện được toàn bộ nội dung, vấn đề mà minh muốn xác nhận, vừa giúp cơ quan công an có được những thông tin cơ bản, cần thiết của cá nhân và nắm bắt được toàn bộ mong muốn của người làm đơn để có thể tiến hành các bước xác nhận.

6. Thủ tục xin giấy xác nhận dân sự

Khi cá nhân có mong muốn, yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho mình một vấn đề dân sự như việc cá nhân có hoặc không có tham gia một sự việc, hành vi đã xảy ra trên thực tế trong thời gian cá nhân sinh sống, chấp hành các chủ trường của Đảng, Nhà nước và pháp luật, cư trú tại địa phương, việc các nhân tuân thủ, không vi phạm pháp luật, xác nhận lý lịch, thông tin cá nhân,… thì cá nhân sẽ làm Đơn xin xác nhận dân sự gửi lên cho cơ quan công an cấp xã để thực hiện xác nhận.

Có rất nhiều trường hợp trên thực tế mà cá nhân có thể làm giấy xác nhận dân sự. Một số trường hợp cụ thể sau:

• Xác nhận lý lịch, những thông tin cá nhân
• Liên quan tới nhân thân, ông bà, cha mẹ, anh chị em, tình trạng hôn nhân.
• Xác nhận việc cá nhân mất giấy tờ,
• Việc cá nhân chấp hành tốt các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước, tuân thủ pháp luật, bản thân luôn hoàn thành các nhiệm vụ địa phương giao, không vi phạm pháp luật và không có tiền án tiền sự.

7. Một số lưu ý khi viết giấy xin xác nhận dân sự

- Phân thông tin cá nhân

• Sinh ngày: Bạn ghi rõ ngày/tháng/năm sinh của mình.
• Thường trú tại: Ghi địa điểm bạn đang sinh sống
• Nơi công tác: Ghi địa chỉ nơi bạn đang làm việc.
• Họ và tên: Bạn điền chính xác tên của mình vào đơn, viết bằng chữ in hoa, có dấu.
• Nghề nghiệp: Ghi nghề nghiệp của bạn.

- Thông tin về nhân thân của người làm đơn

• Bên cạnh đó, nếu người làm giấy xác nhận dân sự đã có gia đình, cần ghi rõ các thông tin liên quan đến vợ/chồng của mình, bao gồm những thông tin trên.
• Cũng tương tự như khi ghi thông tin về cá nhân, bạn hãy điền các thông tin của Bố/Mẹ vào trong mẫu đơn, ghi rõ họ tên, nơi thường trú, nơi công tác.
• Lý do làm giấy xác nhận dân sự:

Sau khi hoàn tất các mục thông tin liên quan đến cá nhân và nhân thân, người làm đơn trình bày nguyện vọng của mình là xin cơ quan chính quyền xác nhận cho bản thân người làm đơn xin xác nhận dân sự không vi phạm những quy định của pháp luật và địa phương đang sống.

Cuối cùng, người làm đơn ký và ghi rõ họ tên vào đơn mình đã trình bày, gửi trực tiếp đơn lên chính quyền địa phương bạn muốn xin xác nhận để xin chữ ký và xác nhận.