Ngày 14/10/2016, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 4027/BHXH-ST hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Theo đó, cơ quan bảo hiểm khi thực hiện rà soát sổ BHXH cần lưu ý một số điểm như: khi điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH thì hồ sơ phải bao gồm: giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh; chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu; lý lịch đảng viên (nếu là đảng viên).

- Nếu 01 người có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau hoặc 01 số sổ được cấp cho nhiều người thì tiến hành thu hồi sổ BHXH, hoàn chỉnh lại dữ liệu và tiến hành cấp lại sổ mới theo quy định.

- Nếu 01 người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia bảo hiểm trước và hoàn trả lại số tiền BHXH, BHTN đã đóng trùng, không bao gồm lãi.

Công văn 4027/BHXH-ST - Những điểm cần lưu ý khi rà soát sổ BHXH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 20/11/2014, trong đó quy định kể từ ngày 01/01/2016, người lao động được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH tỉnh) rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động quản lý như sau:

I. RÀ SOÁT SỔ BHXH

1. Nguyên tắc rà soát thông tin trên sổ BHXH

a) Thực hiện rà soát sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ BHXH.

b) Nội dung ghi trên sổ BHXH thực hiện rà soát các thông tin sau:

- Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.

- Thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

- Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.

- Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

c) BHXH tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổ BHXH theo phân cấp quản lý thu.

II. Quy trình rà soát sổ BHXH của người lao động

2.1. Cơ quan BHXH

a) Tổ Thẩm định

- In Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của người lao động đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ, chuyển đơn vị.

- Thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

+ Sổ BHXH đúng, đủ thông tin: thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

+ Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị phải bổ sung hồ sơ; thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

- Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu, chuyển đơn vị; nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

b) Tổ Nhập liệu

- Nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:

+ Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu.

+ Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộ trực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

- Nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

2.2. Đơn vị

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cơ quan BHXH.

b) Phối hợp với cơ quan BHXH rà soát sổ BHXH; nộp sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) cho cơ quan BHXH.

c) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ; nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

2.3. Người lao động

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.

b) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ đơn vị (nếu có); bổ sung hồ sơ và gửi lại đơn vị.

II. BÀN GIAO SỔ BHXH

1. Nguyên tắc bàn giao

a) Chỉ thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu.

b) Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vị bàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.

2. Quy trình bàn giao sổ BHXH cho người lao động

Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ nhận toàn bộ hồ sơ từ Tổ Nhập liệu, thực hiện:

a) Cấp sổ BHXH

- Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH ngày 09/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành mẫu sổ BHXH thì cấp lại (tờ bìa và toàn bộ tờ rời); In tờ rời sổ BHXH liên tục đến ngày 31 tháng 12 của năm trước thời điểm rà soát sổ BHXH theo quy định tại Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Quy định về mẫu sổ BHXH ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Toàn bộ sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH đục lỗ và lưu tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng hồ sơ) của BHXH tỉnh theo quy định.

- Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định ban hành kèm theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 ban hành mẫu và số sổ BHXH, Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 ban hành mẫu sổ BHXH và hướng dẫn ghi sổ BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và Quyết định số 1035/QĐ-BHXH (tờ bìa và tờ rời) thì không cấp lại, chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin thay thế.

b) Bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).

c) Báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXH cho người lao động:

- BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau.

- BHXH tỉnh lập (Mẫu số 05) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 10 của tháng sau.

d) Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng quản lý hồ sơ) của BHXH tỉnh để lưu theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện

a) Tổ chức thực hiện rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động kể từ ngày văn bản này có hiệu lực. Căn cứ tình hình thực tế ở địa phương để triển khai thực hiện với thời gian hoàn thành sớm nhất.

b) Xây dựng lộ trình, thời gian rà soát, bàn giao sổ BHXH cho BHXH huyện.

c) Báo cáo cấp ủy, Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân cùng cấp để chỉ đạo các ban, ngành có liên quan phối hợp thực hiện.

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình rà soát thông tin ghi trên sổ BHXH và bàn giao sổ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn quản lý của BHXH tỉnh/huyện kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.

đ) Căn cứ hướng dẫn tại văn bản này (kèm theo Phụ lục số 01) và tình hình thực tế tại địa phương thực hiện việc rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

e) Thành lập Tổ Thẩm định và Tổ Nhập liệu, thành phần gồm:

- Lãnh đạo BHXH tỉnh/huyện làm tổ trưởng;

- Thành viên các Tổ do Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phân công (gồm cán bộ các Phòng/Tổ: Quản lý thu, cấp sổ, thẻ, Chế độ BHXH).

Tổ Thẩm định và Tổ Nhập liệu chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH tỉnh/huyện, trước pháp luật về những nội dung được giao kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.

g) BHXH tỉnh lập dự toán kinh phí chi rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo quy định.

2. Trách nhiệm của BHXH Việt Nam

a) Ban Sổ - Thẻ

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện, giải quyết vướng mắc trong quá trình rà soát sổ BHXH và bàn giao cho người lao động theo quy định và theo Văn bản này.

- Xây dựng kế hoạch triển khai rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.

b) Trung tâm Công nghệ thông tin

- Chủ trì, phối hợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm để nhập quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động từ sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý.

- Quản lý cơ sở dữ liệu ghi trên sổ BHXH của người lao động tham gia BHXH trên toàn quốc theo hình thức tập trung tại BHXH Việt Nam đồng bộ với cơ sở dữ liệu hộ gia đình tham gia bảo hiểm y tế.

c) Vụ Tài chính - Kế toán

Hướng dẫn BHXH tỉnh thực hiện chi trả, hạch toán, quyết toán chi phí rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo đúng quy định.

3. Trách nhiệm của BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân

Hướng dẫn việc chuyển giao sổ BHXH cho người lao động phù hợp với đặc thù của từng Bộ và đồng bộ với các quy định tại Văn bản này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về BHXH Việt Nam để xem xét, giải quyết./.