Mặc dù các mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin ngày càng trở nên phổ biến, nhưng email vẫn duy trì là hình thức giao tiếp dạng viết thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh, trường đại học và xin việc.
Vậy bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn 10 điều cần nhớ khi viết email.
1. Luôn luôn có dòng tiêu đề
Bạn có thường gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề thích hợp không? Nếu bạn không chắc về dòng tiêu đề thì hãy biết email trước. Sau đó quay lại và chọn một tiêu đề mà giải thích đầy đủ cho chủ đề của email một cách tốt nhất.
Nhưng thay vì chỉ viết vô cùng tối giản là “Quan trọng”, “Gấp” thì bạn nên viết ngắn gọn nhưng vẫn đủ nội dung về email đó như “Bài nghiên cứu về dân số Việt Nam”…
2. Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Bạn nên đưa điểm chính của vấn đề vào câu mở đầu. Hầu hết người đọc sẽ không để ý đến câu kết. Cũng giống như bạn, người đọc có thể mỗi ngày nhận được hàng trăm bức thư phải xem xét mỗi ngày. Do đó, hãy cho họ biết rằng bạn biết quý trọng thời gian bằng cách đi vào vấn đề chính.
3. Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
Bạn tuyệt đối không được sử dụng câu mở đầu bắt đầu với “Đây/Nó…”, chẳng hạn trong câu “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Hãy chỉ định cụ thể hóa điều bạn đang viết về.
4. Không sử dụng chữ IN HOA
Khi muốn nhấn mạnh một điều quan trọng gì đó, mọi người thường sử dụng chữ viết in hoa. Nếu bạn viết in hoa cả một câu, người nhận khi đọc có thể có cảm giác bị hét vào mặt. Do đó, thay vì sử dụng chữ in hoa, khi bạn muốn làm nổi bật điều gì đó như thời gian hoặc địa điểm thì hãy tìm ra một cách thích hợp hơn để giải thích những gì bạn đang cố gắng nói hoặc bôi đậm thông tin đó lên.
5. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt
Viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp cho một email chuyên nghiệp. Chúng sẽ làm cho email của bạn không lịch sự và không chuyên nghiệp. Hơn nữa, hãy nhớ viết hoa ký tự đầu tiên của tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình.
6. Hãy ngắn gọn và lịch sự
Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì bạn hãy nghĩ đến việc rút gọn nội dung hoặc sử dụng file đính kèm.
7. Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
Thưa gửi và cảm ơn là điều cơ bản cần có trong một email chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn.
8. Thêm chữ ký
Hãy đảm bảo rằng bạn có chữ ký email chuyên nghiệp dưới mỗi email. Thông thường, nó bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang web... Danh sách này ở dưới cùng của mỗi thư điện tử sẽ làm cho người đọc dễ dàng liên hệ lại với bạn hơn.
Ngoài ra, nếu bạn trả lời email trên máy tính để bàn và thiết bị di động của mình thì bạn cần đảm bảo rằng chữ ký của bạn khớp với nhau.
Xem thêm: Cách dùng ảnh tạo chữ ký Gmail cực chuyên nghiệp
9. Soát lại và chỉnh sửa
Hãy đảm bảo soát lại và chỉnh sửa trước khi click chuột vào Send. Các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong email sẽ làm cho người đọc cảm nhận bạn là một người bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp... Hơn nữa, đọc lại email giúp bạn kiểm tra những thông tin mà bạn muốn đề cập. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại email về một vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó thiếu cả, đúng không nào?
10. Hãy đúng giờ
Cuối cùng, hãy nhanh chóng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hoặc đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết rằng bạn đã nhận được email và đang trong quá trình sắp xếp, cân nhắc mọi thứ.
