Nhờ sự phát triển của công nghệ mà giờ đây việc quét tài liệu hoặc ảnh sử dụng điện thoại trở nên vô cùng dễ dàng. Có nhiều cách đơn giản để làm được việc này và cho kết quả đáng tin cậy.

Chắc chắn, một thiết bị quét chuyên dụng vẫn là lựa chọn tuyệt vời nhất nếu bạn thường xuyên cần scan một số lượng tài liệu lớn, nhưng sử dụng điện thoại cũng tốt và mang lại kết quả đáng tin cậy nếu bạn chỉ thỉnh thoảng scan gấp một tài liệu nào đó. Sau đây là cách tốt nhất để scan tài liệu sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng mà Download.vn đề xuất cho bạn.

Cách tốt nhất để scan tài liệu trên Android: Google Drive

Nếu bạn đang sử dụng một thiết bị Android thì cách tốt nhất để quét tài liệu là thông qua ứng dụng Google Drive cho Android, mà đã được cài đặt sẵn trên hầu hết các thiết bị Android hiện nay.

Bạn có thể scan nhiều tài liệu trực tiếp vào Google Drive bằng cách chạm vào nút + ở góc dưới bên phải màn hình chủ. Trong trình đơn xuất hiện trên màn hình ngay sau đó, bạn chọn Scan.

Nó có thể hỏi quyền truy cập vào camera điện thoại của bạn. Nếu vậy, bạn hãy nhấp vào Allow. Khi bạn đã sẵn sàng để scan tài liệu, hãy điều chỉnh thiết bị sao cho tài liệu xuất hiện một cách rõ ràng và đầy đủ nhất trong màn hình camera, sau đó bạn chỉ cần chạm vào nút chụp. Bạn cũng có thể làm tài liệu sáng hơn một chút bằng cách chạm vào biểu tượng flash bên cạnh nút chụp.

Sau khi quét tài liệu xong, một phiên bản xem trước sẽ ngay lập tức xuất hiện. Đừng lo lắng nếu nhìn thấy một số phần của tài liệu biến mất. Bạn chạm vào biểu tượng cắt ở phía trên của màn hình để điều chỉnh khu vực cần thiết của tài liệu. Bạn chạm, giữ và kéo các chấm để thay đổi khu vực mà đã được scan và upload.

Sau khi hoàn thành, bạn chỉ cần chạm vào biểu tượng dấu tích ở góc bên dưới màn hình.

Bạn có ba lựa chọn sau khi quét cái gì đó:

• Chạm vào biểu tượng dấu cộng để thêm nhiều trang nữa vào tài liệu.
• Hoàn tác scan, chạm vào biểu tượng mũi tên vòng tròn ở giữa.
• Chạm vào biểu tượng dấu tích để hoàn thành và upload tài liệu vào Google Drive.

Bạn cũng có thể tạo một số điều chỉnh nhỏ cho tài liệu đã được quét. Chẳng hạn như, chạm vào bảng màu ở góc phía trên bên phải sẽ cho phép bạn thay đổi màu sắc. Theo mặc định, trình quét sẽ tự động chọn một màu mà nó cho là phù hợp nhất. Cuối cùng biểu tượng 3 dấu chấm ở góc phía trên bên phải sẽ cho bạn xóa, đổi tên và xoay bản quét nếu cần thiết.

Các tài liệu đã được quét sẽ được thêm vào Google Drive dưới dạng file PDF và tên sẽ có thêm từ Scanned, theo sau là ngày và thời gian. Bạn có thể di chuyển, đổi tên hoặc xóa bất kỳ bản quét nào bằng cách click vào biểu tượng 3 dấu chấm bên cạnh tên của file.

Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu đã quét từ trình đơn này bằng cách nhấp vào Share link. Thao tác này sẽ chia sẻ một liên kết đến tài liệu trên Google Drive, trong khi Send a Copy sẽ cho phép bạn chia sẻ file qua email, gửi nó đến Dropbox hoặc nhiều hơn nữa.

Hoặc bạn có thể chuyển nó tới máy tính và thậm chí chuyển đổi một file PDF của tài liệu đã quét thành văn bản mà bạn có thể chỉnh sửa và xuất nó sang Microsoft Word.

Cách tốt nhất để scan tài liệu trên iOS: Scanner Pro

Thật không may, Google Drive cho iOS không có tùy chọn quét tài liệu, nhưng ứng dụng Note trên iPhone hoặc iPad của bạn có tính năng scan tích hợp sẵn. Nhược điểm duy nhất của nó là khá hạn chế và không đi kèm với nhiều tính năng. Do đó, nếu bạn muốn một ứng dụng mạnh mẽ hơn thì hãy thử Scanner Pro cho iOS. Nó có giá 4 USD nhưng rất đáng nếu bạn cần nhiều tính năng như OCR và khả năng chia sẻ kết quả với một số dịch vụ khác nhau.

Sau khi bạn đã tải và cài đặt ứng dụng trên thiết bị của mình, hãy mở nó và chạm vào biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải màn hình. Hãy điều chỉnh thiết bị sao cho tài liệu xuất hiện một cách rõ ràng và đầy đủ nhất trong màn hình quét. Khi bạn làm điều này, một hộp màu xanh lam sẽ highlight tài liệu để xác định một cách thông minh đường viền của giấy.

Sau khi tài liệu đã sẵn sàng để quét, ứng dụng sẽ scan nó tự động hoặc bạn có thể nhấp vào nút chụp ở phía dưới màn hình. Điều này tùy thuộc vào việc bạn thiết lập chế độ Manual (Thủ công) hay Auto (Tự động), mà có thề truy cập được bằng cách chạm vào cài đặt liên quan ở góc phía trên bên phải của màn hình. Bạn cũng có thể truy cập vào các tùy chọn quét khác nhau ở phía trên, phụ thuộc vào những gì bạn đang quét.

Trong bất cứ trường hợp nào, khi tài liệu đã được quét, bạn chạm, giữ và kéo các chấm ở góc để điều chỉnh ranh giới của tài liệu được quét cho tốt hơn vì đôi khi chúng không ở vị trí chính xác. Sau khi hoàn thành, bạn nhấp vào Save Selection ở góc phía dưới bên phải hoặc Retake nếu bạn không hài lòng với kết quả quét trước đó.

Sau khi lưu lại, bạn sẽ được đưa trở lại màn hình quét nơi bạn có thể scan thêm các trang khác. Nếu không, bạn chạm vào mũi tên ở góc phía dưới bên phải để thực hiện các bước cuối cùng. Tại đây, bạn có thể lưu tài liệu vào bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào hoặc gửi email đến ai đó hay cho chính bạn bằng cách chạm vào nút Share.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa tài liệu đó bằng cách chạm vào Edit hoặc Add để thêm tài liệu. Trong trình đơn chia sẻ, bạn chọn loại định dạng muốn lưu trữ như PDF hay JPEG.

Bên dưới đó là nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, gửi email, lưu vào ảnh, gửi fax hoặc lưu vào các bộ nhớ đám mây như Google Drive hay DropBox.

Sau đó, bạn có thể quay lại màn hình quét chính và lưu tài liệu vào Scanner Pro bằng cách chạm vào Save hoặc chạm vào biểu tượng 3 dấu chấm để xóa tài liệu. Ở trong cùng trình đơn 3 dấu chấm đó, bạn cũng có thể thực hiện scan OCR của tài liệu vào sao chép tất cả văn bản mà nó nhận diện vào một tài liệu Word nếu muốn.