Nếu đã, đang dùng một trong các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox, OneDrive hay iCloud, hẳn các bạn đều cảm thấy chúng vô cùng tiện dụng và ngày càng trở nên cần thiết hơn. Tuy nhiên, những người dùng Dropbox sẽ có cơ hội vui mừng hơn khi biết rằng, cách đây không lâu, dịch vụ này vừa chính thức cung cấp thêm tính năng "team work - làm việc theo nhóm" và đang được sử dụng một cách rộng rãi.
Nếu bạn và đồng nghiệp, bạn bè đang có một dự án công việc chung và cần thảo luận để hoàn thành một cách tốt nhất, thì sử dụng tính năng làm việc theo nhóm trên Dropbox là lựa chọn không thể bỏ qua. Bởi với tính năng này, người dùng có thể chia sẻ các tài liệu của mình hay người khác, quản lý chúng, hoặc tạo thêm các danh mục mới để thực hiện cùng bạn bè.
Cách tạo TeamWork trên Dropbox
Để có thể tạo một nhóm làm việc trên Dropbox của mình, các bạn cần những điều kiện sau đây:
- Một ứng dụng Dropbox đã được cài đặt.
- Một tài khoản Dopbox đã kích hoạt. Nếu chưa có, các bạn có thể tạo tài khoản Dropbox cực nhanh, sau đó sử dụng nó để bắt đầu.
Bước 1: Các bạn truy cập vào trang chủ Dropbox.com rồi đăng nhập bằng tài khoản đang sử dụng.
Bước 2: Sau khi đăng nhập được vào trong giao diện chính, nhấp chọn vào Team. Trong ô Work email adress là email mà các bạn muốn sử dụng cho team work (có thể là mail khác với mail đăng nhập), hoặc nếu cảm thấy không cần thiết, muốn sử dụng luôn mail của tài khoản đã đăng nhập thì chọn vào Create a team ở bên dưới. Có thể sẽ có trường hợp, máy bắt phải vào tài khoản mail mà bạn đã đăng ký tài khoản để xác nhận.
Bước này có người sẽ gặp, nhưng có thể vài trường hợp sẽ không xuất hiện
Bước 3: Tại Hộp thư đến, click chọn mail mà hệ thống Dropbox vừa gửi và nhấp vào Verify your email để tiếp tục thao tác.
Bước 4: Sau khi xác nhận mail thành công, người dùng sẽ được quay trở lại giao diện chính, tiếp tục nhấp vào Team / Create e team như bước trên, sẽ xuất hiện cửa sổ như dưới đây.
Nhập thông tin vào các mục tương ứng như:
- Company name: Tên nhóm đang tạo.
- Invite team members: Email của người được mời.
- Ô cuối cùng: Nội dung của thư mời.
Sau khi hoàn tất, nhấp vào Create team để tạo.
Bước 5: Team Created - Tạo nhóm thành công, chọn Done để kết thúc.
Bước 6: Chuyển sang tab Group, chọn vào Get started.
Bước 7: Trong giao diện mới hiện ra, chúng ta nhập tên cho nhóm làm việc, đây là cách tạo các nhóm riêng lẻ.
Bước 8: Bên cạnh nhóm vừa tạo thành công, có thể quan sáy thấy mục Add members - Thêm thành viên. Nếu muốn phân chia công việc và nhân sự cho các nhóm, chúng ta sẽ dùng cách này để thực hiện.
Bước 9: Nhập email của người nhận vào ô trống rồi Add members là xong.
Bài viết trên đây vừa hướng dẫn chi tiết cách tạo nhóm làm việc trên Dropbox cho những người còn chưa biết. Hy vọng, sau bài này, các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm và lựa chọn để có thể thực hiện các công việc theo nhóm hiệu quả và chất lượng nhất.
Chúc các bạn thực hiện thành công!
