Ưu điểm của việc nhận biết nhất của việc sử dụng hàm so với sử dụng công thức là : Khi tính toán với sữ liệu trong các ô tính thông qua địa chỉ của chúng, sử dụng hàm cho phép giảm bớt đáng kể số địa chỉ ô tính cần nhập so với sử dụng công thức .Giả sử cần tính tổng các số lưu trong các ô trên các cột từ cột A đến cột J và trên các hàng từ hàng 1 đến hàng 10.Nếu sử dụng công thức tính tổng thì em cần nhập 100 địa chỉ các ô từ A1,…,A10, đến J1,…,J10 và 99 kí tự +. Nếu sử dụng hàm SUM , em chỉ cần nhập địa chỉ của khối A1:J10 như là biến của hàm : =SUM(A1:J10).

Ưu điểm thứ hai là có những tính toán em không thể tạo ra công thức để nhập vào ô tính . Ví dụ, tìm số lớn nhất trong các số cho trước , em có thể sử dụng hàm MAX nhưng không có công thức để tính

Ngoài ra, việc sử dụng hàm còn có nhiều ưu điểm khác , chẳng hạn chương trình bảng tính có các công cụ hỗ trợ để giúp nhập hàm một cách nhanh chóng và chính xác theo đúng cú pháp của từng hàm .

Lưu ý : Một cách đơn giản sách giáo khoa phát biểu là công thức được định nghĩa từ trước . Ở đây cần hiểu công thức một cách rộng hơn, không chỉ là công thức toán học với các phép tính +, -,x,…mà là các bước và các phép toán , xử lí cần thực hiện từ các dữ liệu ban đầu để có được kết quả mong muốn.

- Giúp trình bày nội dung cô đọng dễ hiểu dễ so sánh vần có tính trực quan. Hơn nữa còn thực hiện một số nhu cầu của người dùng mà Worl không có : 

+ Thực hiện các nhu cầu về tính toán nhanh chính xác

+ Sử dụng các dữ liệu có sẵn để tạo biểu đồ

- Để sao chép công thức cho toàn bộ cột, bạn hãy:

Điền công thức vào cột đầu tiênDi con trỏ chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn sẽ xuất hiện một dấu cộng, click chuột đôi vào dấu cộng đó.